Smart working, il modello emergente è quello ibrido

L’Italia è sempre stata un Paese piuttosto refrattario allo smart working ma, non appena sono state introdotte le restrizioni legate alla pandemia, ha recuperato in fretta il suo ritardo. Nel 2019 infatti soltanto il 4,8% degli occupati lavorava abitualmente da casa (contro una media europea del 14,6%), ma nel 2020 tale percentuale è salita fino al 13,7%, per poi stabilizzarsi sul 14,9% del 2021. Sembrava che lo smart working fosse destinato a diventare la nuova normalità, ma i dati dimostrano che non è stato così. Nel 2023 la situazione è ancora in stallo, con il 14,9% degli occupati che svolge parte dell’attività da remoto: una percentuale che potrebbe raggiungere quasi il 40%, sostiene l’Inapp (Istituto nazionale per l’analisi delle politiche pubbliche) considerando la potenziale telelavorabilità.

Se dunque le imprese continuano a preferire la presenza in ufficio, una valida strada è rappresentata dal modello ibrido di lavoro. “Bisogna sfatare un potenziale equivoco: per adottare un modello ibrido di lavoro, non basta chiedere ai dipendenti di rientrare in ufficio due o tre giorni a settimana. Serve un significativo cambiamento organizzativo all’interno dell’azienda, che prende il via da una revisione delle policy e della cultura organizzativa e comprende anche una revisione degli strumenti di lavoro, sistemi di garanzia della produttività e un’attenzione certosina alla sicurezza dell’accesso alle informazioni”. A dirlo è Andrea Casarosa, amministratore delegato di eNetworks, che identifica i tre principali vantaggi dell’hybrid working.

• Flessibilità. Il modello ibrido di lavoro combina i vantaggi del lavoro da remoto con la possibilità di trascorrere del tempo in un ufficio. I dipendenti riescono dunque ad adattare la routine lavorativa alle proprie esigenze personali, con una gestione più flessibile del tempo e delle responsabilità e, dunque, una maggiore soddisfazione;
• Produttività. Secondo uno studio condotto da Harvard Business Review, il 65% dei dipendenti che lavora in modalità ibrida dichiara di essere più produttivo rispetto a quando lavorava esclusivamente in ufficio. Questo è in parte dovuto alla riduzione degli spostamenti, all’autonomia nella gestione del tempo e all’assenza delle distrazioni tipiche dell’ambiente ufficio;
• Riduzione dei costi. Secondo una ricerca condotta da Global Workplace Analytics, grazie all’hybrid working le aziende possono risparmiare in media tra il 20% e il 25% sui costi immobiliari, in termini sia di affitto sia di spese accessorie. Un risparmio che può essere reinvestito in innovazione e servizi per i dipendenti stessi.

L’hybrid working: tra vantaggi e ostacoli, la situazione in Italia

L’hybrid working sta quindi guadagnando terreno: stando a una recente indagine condotta da Confindustria (Fonte: Indagine confindustria sul lavoro del 2023), lo ha introdotto come modalità operativa il 43,2% delle aziende italiane, appartenenti a un’ampia gamma di settori merceologici. “Capita però che questa modalità venga adottata con una certa leggerezza, senza riflettere sulle sue implicazioni”, fa notare Andrea Casarosa. Oltre ai vantaggi, infatti, esistono anche degli ostacoli:

• Cultura organizzativa. Nelle aziende dalla cultura più tradizionale, la presenza fisica in ufficio è stata a lungo vista come il principale indicatore di produttività. Per superare questa mentalità servono un cambiamento culturale profondo e una comunicazione efficace;.
• Misurazione della produttività. I manager devono sviluppare metriche basate sui risultati, il cui focus si sposta dall’orario agli obiettivi raggiunti;
• Problemi di comunicazione e collaborazione. Non è banale collaborare con i propri colleghi in modo asincrono, indipendentemente da dove si trovano: servono strumenti e processi adeguati;
• Sicurezza informatica: L’accesso remoto ai dati aziendali può aumentare il rischio di violazioni. È necessario implementare misure di sicurezza robuste, come la crittografia dei dati, la gestione delle identità e degli accessi (IAM) e la formazione per i dipendenti.

Secondo Andrea Casarosa la strada da percorrere deve seguire tre punti chiave fondamentali:

1. Analisi delle esigenze aziendali. Attraverso una mappatura delle mansioni che richiedono la presenza in ufficio e di quelle che possono essere svolte efficacemente da remoto, il management può definire quali figure sono adatte al lavoro ibrido e stilare linee guida chiare per i dipendenti;
2. Comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti. Qualsiasi cambiamento organizzativo, incluso l’hybrid working, non può essere semplicemente calato dall’alto. I dipendenti saranno disposti ad accoglierlo, con spirito collaborativo e propositivo, soltanto se saranno coinvolti nel processo decisionale e se potranno esprimere i loro feedback, in una logica di ascolto attivo;
3. Tecnologie. I dipendenti hanno diritto a disporre di tecnologie adeguate per lavorare in modo efficace sia da remoto sia in ufficio: altrettanto prioritario è che ricevano una formazione ad hoc.

“Un sistema di monitoraggio delle performance, basato sui risultati e non più soltanto sul tempo speso, è fondamentale per poter valutare i risultati, identificare aree di miglioramento, premiare le eccellenze e fornire feedback costruttivi per la crescita professionale dei collaboratori”, conclude Casarosa.