Smart working: un modello fatto di casa, ufficio e creatività

C’era una volta l’ufficio, in cui l’ambiente di lavoro era uno spazio di produttività e il momento di ristoro presso la macchina del caffè era considerato un tempo e un luogo di non produttività. Eppure, era un luogo dove le posizioni aziendali si riequilibravano, dove era possibile proporre idee e fare commenti sfidando le separazioni gerarchiche aziendali.

Oggi lo smart working è da molti considerato come un sinonimo di lavoro da casa e tutte le statistiche confermano che, lavorare da casa, ha incrementato notevolmente la produttività degli individui (anche del 30-40%). Tuttavia, ha “ucciso” gli spazi di creatività produttiva. Alcuni osservano che la denominazione smart è giustificata dal fatto che l’individuo, evitando il viaggio verso l’ufficio, inquina meno e può fare un uso più intelligente del suo tempo.

Questo migliore uso del tempo dell’individuo non è smart working, così come non lo è lavorare unicamente da casa perdendo ogni opportunità d’interazione non strutturata.

Smart working significa bilanciare efficacemente il lavoro da casa e nello spazio di ufficio, le prestazioni dell’individuo con quelle del team, la produttività con la creatività.

La componente smart a casa

Il primo vantaggio nel lavorare da casa è la possibilità di conciliare meglio le attività personali con quelle lavorative. Si tratta di un’esigenza sentita, con diverse motivazioni, sia a tutte le età sia nelle diverse condizioni di vita relazionale: dalle madri di famiglia ai giovani neolaureati.

Lavorare da casa richiede, innanzitutto, darsi regole chiare e strutturate in termini di orario, frequenza e così via, per riuscire a essere produttivi. Un altro effetto positivo dello smart working è che le riunioni digitali sono più frequenti e motivate, durano meno e sforano meno nei tempi: oggi è fattibile indire una riunione che inizia alle 18:30 e si conclude regolarmente in 30 minuti.

Inoltre, l’approccio digitale favorisce incontri più strutturati perché i partecipanti sono consapevoli del perimetro d’azione offerto dagli incontri online e incrementa la condivisione di documenti. Anche i feedback a seguito di una riunione online risultano più rapidi e frequenti, favorendo margini di miglioramento per l’incontro successivo.

La componente smart in ufficio

Restare a casa non offre, però, quei momenti di discussione creativa fuori dal perimetro del ruolo e dei compiti aziendali.

A questo dovrebbe contribuire lo spazio dell’ufficio che va ripensato come ruolo e funzione. L’ufficio smart non è un luogo dove connettere il proprio PC e continuare a fare ciò che si faceva da casa: deve prevedere meno scrivanie e più divani, meno riunioni e più interazioni.

Questo è particolarmente vero per molte delle realtà italiane che sanno competere nel mondo grazie alla propria visione laterale e creativa che ha dato origine a ciò che è noto globalmente come Made in Italy. Per quelle realtà aziendali che, per rispondere alle proprie sfide di business, devono puntare sull’unicità e l’irripetibilità di ciò che fanno, che lavorano su progetti e che devono, ogni volta, creare e ricomporre i team di lavoro in base al progetto.

Si tratta di un mondo ampio ed eterogeneo che spazia dai contractor, agli sviluppatori di software, dai professionisti del design al mondo dell’artigianato industriale.

Per questo motivo, lo spazio dell’ufficio deve essere fisico e non virtuale. Oggi proliferano applicazioni che puntano a ricreare virtualmente gli spazi dell’ufficio, ma che manifestano la loro evidente inadeguatezza nel trasferire il body language e tutto ciò che viene comunicato in più e diversamente dall’interazione in presenza.

La componente creativa

Nella cultura giapponese è usuale pianificare al termine di ogni riunione un tempo di almeno due ore tra i partecipanti, in cui dipendenti e capi possano continuare a parlare di lavoro in modo libero, fuori da un contesto d’interazione ufficiale in cui il sottoposto non ha facoltà di obiettare.

È un esempio interessante che fa capire come la “cross fertilization” tra ruoli debba essere considerata un valore aziendale da stimolare. Le osservazioni dal basso consentono ai manager di comprendere dinamiche altrimenti oscure e di porre in essere azioni che possono avere significative ricadute positive.

Axiante pone la sua esperienza al servizio delle aziende per supportarle nell’ottimizzazione ed evoluzione dei propri processi e nell’incremento di produttività. Un ruolo di partner tecnologico che non pretende di influenzare la cultura aziendale, ma che fonda l’efficacia della propria azione sulle persone, sulla loro competenza e sulla capacità di interazione con i diversi livelli aziendali. Si tratta di un approccio che si sposa ottimamente con un modello di smart working fatto di casa, ufficio e creatività capace di favorire una vera trasformazione digitale.