Come accade per l’industria 4.0, anche per la stampa 4.0 i pilastri di base sono la connettività, l’automazione e i dati. E anche in questo caso il punto di partenza è la trasformazione digitale. Ma in che modo identificare come e dove agire sul workflow aziendale per abilitare la stampa 4.0?
Si può rispondere a questa domanda considerando che, nonostante possa innescare flussi di dati, la stampa non dovrebbe essere interpretata come un processo lineare. Infatti, la maggior parte delle nostre percezioni in relazione al printing si concentra sulle attività eseguibili con stampanti, multifunzione e dispositivi simili. In realtà, le attività legate alla stampa permeano l’intero processo di document management fino all’output e le persone seguono pratiche e procedure differenti in base a fattori come le aspettative dei clienti, le preferenze nel modo di lavorare oppure il tipo di approccio alla collaborazione.
Analizzare i processi di stampa secondo una prospettiva più ampia consente di comprendere meglio come i dipendenti preferiscono agire e anche di identificare le varie modalità di condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione. Così si ottiene una panoramica delle aree in cui i processi devono essere ottimizzati e dove quindi si dovrebbero maggiormente sentire gli effetti della trasformazione digitale. Si potrebbe in questo modo scoprire che i dipendenti delle risorse umane preferiscono archiviare copie cartacee dei documenti invece di digitalizzarli e condividerli. Oppure che è altamente vulnerabile la condivisione di informazioni strategiche quando è effettuata tramite device mobili.
Tuttavia, nelle prime fasi della trasformazione digitale, è preferibile evitare interventi sostanziali nel workflow di stampa. Piuttosto, l’obiettivo dovrebbe essere valutare i processi per comprendere come si sviluppano i flussi di lavoro al fine di prepararsi per la creare sinergie efficaci tra tecnologia e il personale nell’intera azienda.
Così facendo si può ripercorrere tutto il flusso informativo all’interno dell’organizzazione, ottenendo indicazioni su come migliorarlo in un’ottica di stampa 4.0. Per ottenere una visione obiettiva nella valutazione dei flussi di lavoro di stampa e del loro impatto sull’organizzazione, può essere utile ricorrere al supporto di consulenti per la trasformazione digitale.
Un’indagine sulla stampa rivela anche come le informazioni sono valutate in termini di priorità e suggerisce le misure necessarie per proteggere i dati sensibili. Si potrebbe, per esempio, scoprire che i dipendenti acquisiscono e conservano copie cartacee delle informazioni durante le procedure di conformità normativa, indicando la necessità di protocolli di disaster recovery per proteggere le versioni digitali e di strategie così da ridurre il consumo di carta. Questa consapevolezza può guidare verso l’implementazione di soluzioni di gestione dei diritti digitali, consentendo ai dipendenti di mantenere le informazioni riservate al sicuro da accessi non autorizzati, come per esempio, limitando il numero di accessi a un documento, disabilitando l’invio accidentale di file al di fuori dell’organizzazione, tracciando le informazioni riservate durante la trasmissione.
Un beneficio ulteriore di questa valutazione dei flussi di lavoro di stampa è la capacità di valutare il livello di maturità digitale dei dipendenti, agevolando la transizione verso un ambiente di lavoro digitale più avanzato.
I flussi di lavoro di stampa possono offrire un’indicazione del grado di facilità o difficoltà che i dipendenti incontreranno durante la trasformazione digitale. Affinché quest’ultima sia efficace, le persone devono accettare i cambiamenti e gestire con successo i propri workflow. Un efficace change management permette di mantenere elevato l’engagement dei dipendenti per rimanere competitivi. E nell’ambito della competitività, la stampa 4.0 può svolgere un ruolo significativo.
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