È un dato di fatto che in azienda si stampi sempre meno. Secondo le stime di IDC, in Italia il tasso di diminuzione è di circa il 5% annuo. Tuttavia, nonostante già da diverso tempo si parli di paperless office, siamo ancora ben lontani da poter dire che la stampa è uno strumento sorpassato. IDC ritiene, infatti, che nel 2023 le pagine in formato A4 stampate nel nostro Paese siano state circa 60 miliardi. Un numero che fa decisamente rientrare la stampa ancora tra i processi che hanno un importante impatto sulle attività aziendali, sia in termini produttivi sia di consumi e, quindi, di costi. Senza poi trascurare l’impatto ambientale.
Di ciò è ben cosciente il top management che sempre più spesso considera la stampa come uno dei processi aziendali strategici per aumentare la produttività e semplificare le operazioni. Questo porta, soprattutto nel caso di una trasformazione digitale, a riflessioni più approfondite sul ruolo della stampa nei flussi informativi all’interno di un’organizzazione. Una visione prospettica che risulta particolarmente preziosa, poiché offre una migliore comprensione di come i dipendenti gestiscono le informazioni, suggerendo modi per ottimizzare tali processi all’interno di un ambiente sempre più connesso.
Si tratta di una visione che molto da vicino ricorda i fondamenti dell’industria 4.0. Ed è per questo che, parlando delle nuove strategie e procedure di printing, sempre più spesso di parla di stampa 4.0. Vediamo allora più in dettaglio cosa caratterizza oggi la stampa 4.0 e perché, anche se spesso non è valutata come tale, può rappresentare un’arma strategica per il business.
L’automazione del flusso di lavoro di stampa
Negli ultimi anni, le imprese hanno adottato l’automazione come strumento per incrementare l’efficienza produttiva, ridurre le attività ripetitive svolte dalle persone e ottimizzare i costi. Progressivamente, anche i vendor dei prodotti per la stampa hanno iniziato a implementare l’automazione attraverso le soluzioni web to print. A ciò va aggiunto che, dopo la pandemia, si è avuto un importante aumento dell’automazione nel settore della stampa. Le aziende sono sempre più alla ricerca di soluzioni in grado di assicurare flessibilità, adattabilità e profitti più consistenti. E l’automazione è la soluzione ideale per tali esigenze.
Questo perché alla base del concetto di automazione del flusso di lavoro di stampa c’è l’idea che ogni fase del processo possa essere digitalmente connessa alle altre. Ciò crea una successione di eventi programmata che fa progredire costantemente il lavoro generando un flusso di dati che permette di monitorare i costi e fornisce informazioni per ottimizzare l’efficienza della produzione di stampe.
IoT e intelligenza artificiale
Oggi i dati sono alla base di quasi tutte le principali decisioni aziendali e possono svolgere un ruolo importante anche nel miglioramento di sistemi quotidiani come la stampa.
L’intelligenza artificiale è in grado di estrarre e analizzare quantità enormi di dati molto più velocemente di quanto potrebbe fare un essere umano. Nel caso delle stampanti, si tratta di informazioni sulle prestazioni di un particolare prodotto, che consentono di effettuare una manutenzione proattiva anziché aspettare un guasto totale. È infatti possibile anticipare eventi che potrebbero creare blocchi improvvisi impedendo alla stampante di funzionare. Cosa che solitamente accade nel momento meno opportuno.
Come per molte risorse digitali, la chiave è individuare i malfunzionamenti che richiedono una manutenzione quando si hanno le prime indicazioni sulla possibilità che si verifichino, non quando stanno già causando perdite di tempo e di risorse.
Il fatto è che, pure a un occhio esperto, una stampante può sembrare funzioni normalmente anche quando non è così. Per esempio, la macchina potrebbe consumare una quantità maggiore di energie per eseguire lavori standard a causa dall’usura di determinati componenti, comportando un aumento dei costi. L’impiego di sensori IoT affiancati da routine di intelligenza artificiale consente alle macchine di autovalutarsi, utilizzando i dati ricavati da tali sensori per individuare eventuali anomalie nelle prestazioni. Queste informazioni possono essere segnalate al tecnico IT interno o a un MSP con cui si è stipulato un contratto, che possono intervenire e apportare le necessarie correzioni in modo proattivo e in tempi comodi, quando la stampante non è in uso. Inoltre, la manutenzione proattiva permette di evitare di cambiare dei pezzi secondo interventi programmati ma solo quando sono effettivamente a fine ciclo vita, ottimizzando così i costi e mantenendo sempre la macchina nelle migliori condizioni possibili. In questo modo si riducono anche i consumi e quindi l’impatto sull’ambiente.
Analogamente, sensori IoT possono tenere sempre sotto controllo i livelli dei consumabili fornendo un’indicazione precisa di quando è necessaria la sostituzione in modo da potersi rifornire per tempo, evitando, di nuovo, il blocco delle macchine e riducendo gli sprechi.
Va ovviamente da sé che devolvere alla stampante stessa una serie di attività di controllo libera del tempo a chi in precedenza questa attività la svolgeva in prima persona e che quindi può dedicarsi ad altri compiti.
L’impiego di un software di intelligenza artificiale può anche consentire di avere la valutazione di quali dispositivi sono in uso e quali sono liberi. In questo modo, invece di finire in coda a dei di lavori in attesa sul dispositivo selezionato, i documenti mandati in stampa vengono automaticamente reindirizzati a un’altra macchina dove possono essere stampati in tempi più brevi.
Gli algoritmi di intelligenza artificiale sono poi in grado di apprendere caratteristiche specifiche, come la qualità dell’immagine e l’allineamento della carta, e di apportare modifiche per garantire che il documento finito sia della qualità richiesta. Il software è in grado di implementare tali modifiche in tempo reale, mentre il lavoro di stampa è in corso, e non solo come regola generale dell’algoritmo. Tutto questo nella stampa 4.0 è possibile senza alcun intervento umano.
Stampare solo quando necessario
Un tipico esempio di come funziona l’automazione dei processi di stampa è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
Uno dei modi migliori per risparmiare sulla stampa è stampare solo quando è necessario. Il riconoscimento ottico dei caratteri consente di ottenere esattamente questo risultato, utilizzando l’apprendimento automatico per convertire le immagini di parole scritte a mano, stampate o digitate in un testo che può essere modificato e ricercato digitalmente.
In precedenza, un dipendente doveva scannerizzare un documento, stamparne una copia e poi archiviarla fisicamente in uno schedario. Ogni volta che il documento doveva essere inviato da qualche parte, il processo doveva essere ripetuto. Con il software OCR, invece, è possibile scannerizzare un documento una sola volta e archiviare i dati estratti su piattaforme basate su cloud. Ciò significa che chiunque abbia le necessarie autorizzazioni di sicurezza può accedere alle informazioni di cui ha bisogno da postazioni remote.
Oltre ai materiali di consumo risparmiati grazie alla riduzione dei lavori di stampa, questo approccio senza carta consente alle aziende di eliminare gli schedari, che occupano molto spazio, e limitare l’uso di carta.
La sicurezza delle stampanti non va sottovalutata
Il cloud riveste un ruolo sempre più rilevante nel workflow di stampa attuale, in particolare nella stampa 4.0. Dal cloud possono essere gestite le stampanti (dal dipartimento IT interno o da un MSP) e nel cloud possono essere memorizzati i documenti digitalizzati.
Inoltre, con dipendenti che lavorano da casa e la forza lavoro che opera sul campo in movimento, la stampa mobile è una caratteristica essenziale per la maggior parte delle moderne flotte di stampanti. Questa tecnologia consente di inviare un documento da stampare da quasi tutti i dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer portatili.
Per quanto comoda, la stampa mobile può però anche essere rischiosa per la rete e i dati aziendali perché estende la superficie di attacco. Infatti, ogni volta che un dispositivo mobile si collega alla stampante in rete, diventa un possibile punto di accesso per i malintenzionati che cercano di entrare nel network aziendale attraverso le stampanti.
Secondo lo studio Global Print Security Landscape 2023 condotto da Quocirca su 507 decisori IT negli Stati Uniti e in Europa, lo scorso anno il 27% degli incidenti di sicurezza informatica ha riguardato documenti cartacei. Un numero che evidentemente impone una seria attenzione ai pericoli che può causare un processo di stampa per un’azienda se non sono usate le adeguate precauzioni. Tuttavia, la protezione delle stampe è meno presente nell’agenda della sicurezza rispetto ad altri elementi dell’infrastruttura IT. Le piattaforme applicative cloud o ibride, la posta elettronica, le reti pubbliche e gli end point tradizionali sono considerati i principali rischi per la sicurezza. In particolare, esiste una disparità tra CIO e CISO. Solo il 18% dei CIO considera la stampa in ufficio un rischio chiave per la sicurezza, rispetto al 30% dei CISO.
Le organizzazioni adottano approcci diversi alla gestione della sicurezza dell’infrastruttura di stampa. Mentre il 31% indica di utilizzare un fornitore di MPS, oltre la metà (54%) indica di utilizzare un fornitore di servizi di sicurezza gestiti (MSSP) per gestire sia la stampa che la sicurezza IT. Questo dato sale al 58% tra le organizzazioni più piccole (249-499 dipendenti).
La sfida principale è mantenere aggiornato il software di gestione della stampa (35%), proteggere i documenti sensibili e confidenziali dalla stampa (34%) e proteggere la stampa nell’ambiente remoto/domestico (31%). La sicurezza dell’hardware è una delle principali preoccupazioni per le PMI (29%) e la più alta nei settori finanziario e industriale (31%) e per i CISO intervistati (38%).
In questo senso, un aiuto arriva anche dai costruttori di stampanti, che sempre più di frequente dotano le macchine di sistemi di protezione che permettono l’accesso solo se in possesso delle credenziali e che consentono la connessione alle reti cablate e wireless aziendali tramite protocolli di crittografia sicura, come TLS, SSH, IPSEC, HTTPS e SNMP3.