Negli ultimi anni, il modo di lavorare delle persone è cambiato profondamente, trasformandosi in una realtà sempre più flessibile e digitale. Lo smart working (o telelavoro o lavoro agile), un tempo considerato poco più di un concetto e relegato in nicchie di pochi fortunati che potevano sfruttare soluzioni informatiche per operare da remoto, durante la pandemia ha vissuto una vera e propria esplosione sia per quanto riguarda le tecnologie sia per la parte normativa. Questa evoluzione ha portato a una diffusione capillare del lavoro da remoto, modificando abitudini, processi aziendali e, in molti casi, anche il concetto stesso di ufficio.
Se alla fine del ‘900 uno dei grandi freni era la disponibilità di banda, oggi questo ostacolo è in gran parte superato, anche se in Italia permangono sacche dove le connessioni Internet sono pessime. Avere una, perlomeno, discreta banda è fondamentale per sfruttare appieno quello che oggi la tecnologia ha messo a disposizione, perché molte aziende hanno capito il potenziale dello smart working e della collaborazione in generale e lo stanno utilizzano appieno. Oggi, passata la buriana del Covid, la situazione si sta sedimentando. Diverse aziende hanno continuato a mantenere il lavoro agile tra le opzioni; secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano nel 2024 circa 3,555 milioni di lavoratori hanno continuato a operare in modalità agile, in leggero calo rispetto al 2023. Tuttavia, si prevede una ripresa del 5,2% nel 2025, portando il numero a circa 3,750 milioni. Un dato interessante è che il 73% dei lavoratori agili si opporrebbe se la propria azienda eliminasse lo smart working. I trend futuri dello smart working in Italia vedono un consolidamento del modello ibrido, che bilancia presenza fisica e lavoro remoto per migliorare produttività e benessere (con formule tipo 3+2, 3 giorni in ufficio e 2 in smart).
L’adozione di tecnologie innovative, come strumenti di gestione collaborativa e intelligenza artificiale, è in costante crescita. Le aziende che scelgono il lavoro agile investono sempre più in spazi flessibili e sostenibili per migliorare l’efficienza e il benessere dei dipendenti. Tuttavia, mentre molte grandi imprese hanno abbracciato con entusiasmo questo approccio, le PMI tendono a mostrarsi più prudenti nell’adozione di queste nuove modalità lavorative. Considerando che la normativa attuale lo consente, la scelta se permetterlo o no dipende interamente dal management. Gli strumenti di collaborazione, però non devono essere visti solo come soluzioni per lo smart working, ma possono essere implementati anche in ambienti dove il lavoro agile non è preso in considerazione. Come vedremo offrono una serie di vantaggi che consentono a una azienda di migliorare il proprio flusso di lavoro, organizzandolo in modo da eliminare tempi morti. Inoltre, questa mole di dati, il cosiddetto data-lake, è cibo per i nuovi sistemi di AI che lo utilizzano per fornire risposte a quesiti legati al lavoro esaustivi di tutte le informazioni.
Smart working: le tecnologie
In questi ultimi anni le soluzioni per la collaboration e lo smart working hanno conquistato sempre più l’interesse delle aziende e si sono conquistate uno spazio all’interno delle infrastrutture IT.
Tra le principali piattaforme di collaborazione presenti sul mercato, troviamo Microsoft Teams, che offre funzionalità come chat, messaggistica diretta, videoconferenze, condivisione di file e un’integrazione fluida con i software Microsoft; Google Workspace, con strumenti come Google Meet e Google Drive, permette la gestione delle videoconferenze e dei documenti in cloud; anche Cisco Webex si distingue per le sue soluzioni complete che integrano videoconferenze, messaggistica e strumenti di collaborazione; Zoom, invece, è riconosciuto come una piattaforma altamente specializzata per le videoconferenze, particolarmente adatta alle riunioni di gruppo. Infine, Slack che si afferma come un’opzione ideale per la comunicazione interna, grazie ai suoi canali di chat, alla messaggistica diretta e alla possibilità di integrare altre applicazioni.
Oltre a queste sono presenti nel mercato anche soluzioni particolari per la gestione dei progetti che consentono di organizzare, monitorare e ottimizzare il lavoro di team, sia in presenza che a distanza. Queste piattaforme aiutano a migliorare la produttività e la collaborazione grazie a funzionalità specifiche pensate per adattarsi alle diverse esigenze aziendali.
Dai sistemi visivi come Trello, che sfrutta bacheche, liste e schede per organizzare attività, alle piattaforme avanzate come Asana, che integra l’intelligenza artificiale per ottimizzare la gestione dei task, ogni strumento offre un supporto unico. Anche la piattaforma Monday.com si distingue per le sue dashboard visive e la possibilità di integrare altri strumenti, mentre Jira, che è utilizzata soprattutto per la gestione di progetti di sviluppo software, aiuta i team a pianificare, monitorare e gestire il lavoro.
Sono disponibili anche servizi per la gestione dei file e dei documenti, in quanto alcune soluzioni non dispongono di spazi ad hoc per questa attività come Microsoft OneDrive o Google Drive, tra le più utilizzate troviamo Dropbox, piattaforma di archiviazione e condivisione di file che consente di sincronizzare documenti tra diversi dispositivi e Box, una soluzione di archiviazione cloud focalizzata sulla sicurezza e sulla gestione dei contenuti aziendali.
Fattori chiave nella scelta: team, settore e necessità specifiche
Ciascuna piattaforma e ciascun strumento per il lavoro da remoto rappresenta oggi una risorsa strategica per le aziende, consentendo non solo di facilitare la collaborazione tra i team distribuiti, ma anche di migliorare l’efficienza operativa complessiva.
La scelta della piattaforma più adatta dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni del team, il settore in cui opera l’azienda e le specifiche esigenze lavorative. Ad esempio, alcune aziende possono preferire strumenti focalizzati sulla gestione delle attività, mentre altre potrebbero optare per soluzioni complete che integrano videoconferenze, messaggistica e dashboard personalizzabili.
La personalizzazione e la flessibilità sono spesso i criteri determinanti per individuare lo strumento più efficace, in grado di adattarsi al meglio al modello operativo e alle priorità aziendali.
Vantaggi e svantaggi nell’adozione di soluzioni di collaboration
Il management per prendere le decisioni più corrette deve tenere conto sia dei vantaggi sia delle problematiche che il lavoro agile e le piattaforme di collaborazione presentano. Proviamo a elencare cinque pro e cinque contro di queste soluzioni.
Vantaggi
- Maggiore efficienza e produttività: Gli strumenti di collaborazione centralizzano dati e comunicazioni, riducono i tempi di attesa e facilitano l’accesso alle informazioni necessarie per lavorare in modo più rapido e con meno interruzioni.
- Riduzione dei costi operativi: Le piattaforme di collaboration consentono di ridurre la necessità di trasferte e spazi fisici per incontri; abbattono così i costi di viaggio e affitto, e portano a un significativo risparmio economico.
- Flessibilità per i dipendenti: Attraverso le soluzioni di collaborazione i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo; questo facilita il bilanciamento tra vita professionale e personale, e aumenta la soddisfazione lavorativa.
- Comunicazione migliorata: Grazie all’uso di strumenti come Slack o Microsoft Teams, la comunicazione diventa immediata e strutturata per team o progetti, migliora così il flusso di informazioni e le incomprensioni vengono ridotte.
- Sostenibilità ambientale: Diminuendo la necessità di spostamenti si riducono le emissioni di CO2 e di polveri sottili.
Svantaggi
- Rischi per la sicurezza dei dati: I dipendenti utilizzano connessioni in remoto per lavorare su piattaforme cloud e questo può esporre le aziende a rischi di sicurezza, come la violazione dei dati sensibili o accessi non autorizzati alle piattaforme. È necessario, dunque, adottare misure di protezione adeguate.
- Possibile isolamento dei dipendenti: La mancanza di interazioni dal vivo può portare a un senso di isolamento tra i dipendenti, influenzandone negativamente il benessere e la motivazione.
- Sovraccarico di comunicazione: Le notifiche costanti e i troppi canali di comunicazione possono causare distrazioni e stress, riducendo la produttività e causando burnout.
- Difficoltà di gestione del tempo e del lavoro: Mancando una supervisione diretta, alcuni dipendenti possono avere difficoltà a gestire il proprio tempo e le proprie responsabilità, riducendo l’efficacia del lavoro agile.
- Investimento iniziale e costo di manutenzione: L’implementazione e la manutenzione di soluzioni di collaboration possono richiedere investimenti notevoli in termini di licenze software, formazione dei dipendenti e aggiornamenti continui.
Da questo (non esaustivo) elenco si può dedurre come l’utilizzo di soluzioni di collaboration presenta sì notevoli vantaggi in termini di efficienza e flessibilità, ma una loro implementazione richiede attenzione alle questioni di sicurezza, gestione del lavoro e costi di implementazione.
Casi di successo
Passando dalla teoria alla pratica i casi di successo legati all’adozione di soluzioni di collaboration sono diversi e non legati a un tipo di mercato soltanto. Un caso interessante è quello di IFOM (Istituto FIRC di Oncologia Molecolare), che, in collaborazione con Var Group e Cisco, ha adottato Cisco Webex Teams. Grazie a questa piattaforma i ricercatori possono collaborare in modo sicuro e fluido da tutto il mondo. L’infrastruttura creata ha migliorato la protezione dei dati e ha consentito la continuità della ricerca a distanza senza compromettere la sicurezza. Enel rappresenta un altro esempio di successo nell’implementazione di soluzioni di collaboration e smart working. La società italiana ha adottato un modello di lavoro agile che permette una gestione flessibile dei dipendenti e una comunicazione interna estremamente efficace grazie a piattaforme come Microsoft Teams e Office 365. Con la pandemia Enel ha accelerato la digitalizzazione dei suoi processi e creato un’infrastruttura che consentisse ai dipendenti di lavorare da remoto, mantenendo alti livelli di produttività. Sace, un gruppo assicurativo-finanziario, attraverso la partnership con Microsoft ha adottato un modello avanzato di lavoro flessibile con la settimana corta opzionale, eliminazione delle timbrature e smart working senza limiti di giornate. Queste iniziative hanno aumentato il benessere e il senso di appartenenza dei dipendenti.