Lo smart working non è utile solo ai lavoratori

Adottare il lavoro agile in modo strutturato, per l’azienda significa rivedere processi e modalità operative, integrando tecnologie evolute e innovative. Il risultato, quindi, non è solo di dare soddisfazione ai dipendenti, ma anche diventare un’organizzazione più competitiva ed efficiente, che riduce i costi e che può attrare nuovi talenti

Da quando, durante la pandemia di Covid-19, si è ricorsi in forma massiva allo smart working come ancora di salvezza, c’è stata un’importante evoluzione degli strumenti che lo abilitano. Per consentirne un uso strutturale su più ampia scala è stato infatti necessario adattarli alle specifiche modalità operative. Ma anche le aziende stesse hanno dovuto adattare le loro operation a un nuovo e più organico modo di lavorare. Vediamo cosa questo ha significato sia in termini tecnologici sia nell’organizzazione del lavoro nel suo complesso.

Anzitutto connettività e condivisione

Dopo il Covid-19, la comunicazione e la collaborazione in ambito aziendale non sono state più le stesse. Abbiamo imparato a usare (o a usare con maggiore frequenza) strumenti che consentono di essere operativi ovunque e di dialogare con chiunque nel mondo. Applicazioni come Teams, Zoom o Slack sono diventate parte delle quotidianità lavorativa e il cloud è l’elemento che sta alla base di ogni soluzione moderna. L’ufficio tradizionale si è trasformato in un workplace che ci accompagna dovunque. Molti spazi sono stati trasformati in sale riunioni prenotabili online o attraverso delle etichette digitali evolute poste all’ingresso della stanza, che permettono di gestire i turni di occupazione in maniera intelligente. Telecamere sempre più sofisticate permettono di avere immagini chiare di tutte le persone che presenziano alle riunioni, evitando che chi si trova più lontano si senta escluso (un aspetto su cui molto hanno lavorato i costruttori video). Un discorso analogo vale per l’audio: tutti possono essere sentiti chiaramente dall’interlocutore distante, indipendentemente da dove si trovano nella stanza. 

Nel nuovo workspace predominano i dispositivi mobili tramite cui si devono poter comunicare e condividere facilmente contenuti e idee. Sempre più spesso, condividere significa che più persone devono nel contempo lavorare sullo stesso documento e sulle stesse applicazioni. Le opportunità offerte dal cloud permettono di centralizzare facilmente queste applicazioni e anche di concedere l’accesso contemporaneo a chiunque ne abbia la necessità.

Saper amministrare il tempo

Per chi non ha un lavoro scandito dai tempi, ma dagli obiettivi, come accade con lo smart working, è fondamentale poter contare su strumenti che permettano un’efficace gestione del tempo. Proprio per questo, negli ultimi anni, è stata posta sempre più attenzione al fatto che le innovazioni tecnologiche apportate alla produttività personale considerassero anche l’aspetto tempo. Ecco, quindi, che i software attuali permettono di organizzare le attività e gli impegni in modo più efficiente. Si possono creare liste di cose da fare, impostare promemoria e scadenze e condividere il calendario con altre persone. Non solo. Ci sono applicazioni che aiutano a ridurre le distrazioni, per concentrarsi sulle attività più importanti. Per esempio, si può avere il blocco delle notifiche così da evitare di essere disturbati da messaggi e telefonate e si possono impostare regole per limitare il tempo trascorso in determinate attività, come i social media. Solitamente queste applicazioni sono multipiattaforma per consentire all’utente di essere sempre “sotto controllo”, indipendentemente che usi un tablet, un pc o uno smartphone.

Tempo perso inutilmente è sinonimo di minore produttività. Questo però non vuol dire solo dedicarsi molto allo svago, ma anche investire tempo troppo in compiti a basso valore e ripetitivi. Oggi diverse applicazioni consentono di automatizzare certe attività, liberando tempo per concentrarsi su quelle più strategiche. Per esempio, si possono usare app di intelligenza artificiale per compilare documenti, generare report e svolgere altri compiti ripetitivi.

I call center li gestisce l’intelligenza artificiale

Uno degli ambiti lavorativi dove il ricorso allo smart working è più frequente è sicuramente quello dei call center. Questo perché il progresso tecnologico ha permesso sia una semplice gestione remota sia di automatizzare molti processi, soprattutto grazie all’intelligenza artificiale. Infatti, il ricorso a sistemi bot basati sul Natural Language Process consente di avere risponditori automatici che non solo sanno bene interpretare le richieste, ma imparano anche a essere sempre più precisi nelle risposte. Questo non sostituisce le persone, ma permette di avere un primo livello di “scrematura”, richiedendo l’intervento umano quando è davvero necessario.

I software usati per gestire le chiamate sono poi sempre più spesso integrati con il CRM aziendale e questo permette a chi opera nel call center di “riconoscere” il proprio interlocutore e avere a disposizione tutte le informazioni necessarie per gestire al meglio la chiamata.

Smart working più flessibile grazie a stampanti e telefonia 

Anche il centralino telefonico si è dematerializzato. È scomparso il classico ingombrante apparecchio che per molti anni è stato il centro di smistamento delle telefonate. Oggi non ci sono più interni a cui passare le telefonate. Nel nuovo workspace ogni dispositivo mobile può gestire le telefonate, consentendo quindi di essere raggiunti ovunque. Il vecchio centralino si è trasformato in un software che viene gestito tramite cloud. 

Il cloud è oggi anche il centro di controllo di stampanti e multifunzione che sono usati da chi opera in smart working. Queste macchine possono essere facilmente gestite anche se non sono fisicamente collocate all’interno della sede. In tal modo si assicura a chi lavora in smart working di avere apparecchi configurati al meglio e sempre con un’adeguata scorta di consumabili.

Chi lavora da remoto deve potersi collegare alla rete aziendale (questo va tenuto in grande considerazione in termini di sicurezza perché estende la superficie di attacco) e ciò significa che le stampanti devono disporre di una connessione adatta. Ma ancor più spesso devono stampare documenti collegandosi direttamente al device e quindi risulta molto comoda una connessione wireless.

 I costruttori hanno fatto poi in modo di contenere al massimo le dimensioni perché non creino difficoltà di collocazione se si vuole usare una stampante per lo smart working. Tuttavia, questo, ovviamente non è andato a discapito della velocità.

Una necessità e molteplici vantaggi

Oggi per un’azienda saper gestire lo smart working non è un’opzione, ma una necessità (anche il contratto nazionale di lavoro lo prevede). Tuttavia, adattare i processi e l’operatività alle innovazioni tecnologiche vuole anche dire migliorare l’efficienza, riducendo i costi e acquisire maggiore agilità. Questo si traduce in un aumento di competitività e nella capacità di adattarsi meglio alle mutevoli esigenze del mercato. Va poi sottolineato che sempre più spesso lo smart working è una richiesta dei nuovi assunti, perciò, può essere un’efficace arma per attirare talenti diversificandosi dai concorrenti.

Lo smart working in Italia ha ampi margini di crescita

Secondo un recente studio dell’Istituto nazionale per l’analisi delle politiche pubbliche (Inapp), il 14,9% degli occupati italiani svolge parte dell’attività da remoto. Tuttavia, sottolinea Inapp, potrebbe arrivare al 40% considerando la potenziale telelavorabilità. Più in dettaglio, la distribuzione del lavoro da remoto varia dal 25% per le professioni intellettuali o esecutive al 2% di quelle non qualificate. 

Per le imprese fino a 5 dipendenti, l’84% dei lavoratori svolge mansioni che non possono essere eseguite a distanza, ma al crescere della dimensione dell’azienda si riduce tale quota (il 56,4% fra quelle medie, 50-249 addetti e 34,2% fra le realtà con oltre 250 addetti). Nel 2021 solo il 13,3% delle imprese intervistate ha utilizzato tale modalità. 

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