Nell’attuale panorama economico, caratterizzato da una crescente competitività, una gestione oculata delle risorse e la loro ottimizzazione rappresentano un imperativo categorico per qualsiasi azienda orientata alla crescita e alla sostenibilità del proprio business. In questo contesto, risparmiare sui costi e limitare le perdite di tempo emergono come variabili fondamentali non solo per salvaguardare la produttività ma anche per incrementarla.
Ancora oggi, la stampa rimane una funzione cruciale per le aziende, ma spesso viene sottovalutata nei suoi costi reali. Molte imprese considerano esclusivamente le spese di acquisto dell’hardware ignorando componenti più insidiose, ma altrettanto impattanti per il bilancio, come i materiali di consumo, la carta e la manutenzione.
Un altro punto critico è la gestione del parco macchine, quasi sempre affidata al reparto IT. Tecnici qualificati, anziché dedicarsi a progetti strategici, si trovano spesso a risolvere problemi banali come errori di stampa o aggiornamenti di driver. Diversi studi concordano nello stimare che in media il 10% delle chiamate all’help desk aziendale riguarda la stampa e il reparto IT dedica almeno il 15% del suo tempo a risolvere problemi inerenti alla stampa. Il costo di questo tempo, che viene sottratto all’innovazione, può essere significativo. Non è da trascurare nemmeno l’impatto energetico. Stampanti lasciate accese anche quando non necessario aumentano il consumo elettrico, incidendo sull’ambiente e sui costi aziendali.
Servizi di stampa gestita, risposta strategica all’inefficienza
La complessità e la frammentazione dei costi legati alla stampa hanno spinto le aziende a ricercare soluzioni più integrate e meno onerose. La risposta a questa esigenza si concretizza nei servizi di stampa gestita (Managed print services – MPS), soluzione a cui sempre più spesso si ricorre per ottimizzare le risorse, ridurre le spese e garantire un ambiente di stampa sicuro e produttivo.
Affidarsi a un servizio di stampa gestita significa delegare a un fornitore esterno specializzato la gestione completa dell’infrastruttura di stampa aziendale. Dalla valutazione iniziale delle esigenze alla manutenzione dei dispositivi, passando per la fornitura automatica dei materiali di consumo, gli MPS permettono una drastica riduzione dei costi operativi, con risparmi che possono superare il 40%. Ma non solo: aumentano anche la produttività, rafforzano la sicurezza dei dati e liberano risorse interne da reinvestire nel core business.
Un valido ed efficace esempio di MPS è Pagine+, il servizio di stampa gestita proposto da Brother. Questo programma è pensato per le aziende che desiderano un ambiente di stampa intelligente, proattivo e completamente personalizzabile. Con Pagine+, Brother propone una soluzione flessibile, efficiente e su misura, in grado di adattarsi perfettamente alle esigenze dinamiche delle aziende moderne.
La semplicità come punto di forza
Uno dei tratti distintivi di Pagine+ è l’estrema semplicità della gestione. Tutto avviene attraverso un portale intuitivo che consente agli utenti di controllare in tempo reale consumi, stato dei dispositivi e necessità di assistenza. Tuttavia, l’elemento davvero innovativo è la formula a consumo proposta da Brother: un’alternativa ai tradizionali pacchetti a volume fisso che spesso non si adattano alle fluttuazioni delle esigenze aziendali.
Con questa formula, le aziende pagano soltanto in base a quanto effettivamente stampano. Se non ci sono stampe, non viene emessa alcuna fattura. Un approccio che offre massima flessibilità e un controllo accurato del budget, riducendo sprechi e costi inutili.
La personalizzazione è uno dei pilastri su cui si fonda il servizio Pagine+. Fin dalla fase iniziale, Brother offre una consulenza gratuita per analizzare il parco stampanti esistente e proporre soluzioni su misura. Dalla scelta dei dispositivi alla definizione del contratto, tutto è pensato per adattarsi alle specifiche necessità dell’azienda.
Il cliente può scegliere se acquistare o noleggiare l’hardware, con formule flessibili: sia a consumo sia con pacchetti a volume minimo, definibili in base alle esigenze. Anche la gestione dei consumabili è estremamente evoluta.
Automazione, assistenza e sicurezza
Un altro aspetto centrale di Pagine+ è la gestione automatica dei consumabili. Le stampanti monitorano autonomamente il livello dei materiali di consumo e, al raggiungimento della soglia impostata, ordinano automaticamente i ricambi necessari, che vengono recapitati direttamente in azienda senza costi aggiuntivi.
È possibile impostare soglie di notifica per la sostituzione dei toner al raggiungimento di un livello minimo di autonomia prestabilito, garantendo così la continuità operativa anche in caso di picchi di lavoro. Inoltre, è possibile attivare contratti di assistenza disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo modo si evitano fermi macchina e si ottimizzano i tempi di attività.
A completare l’offerta, Brother fornisce anche un servizio di assistenza on-site in caso di malfunzionamenti dovuti all’usura. L’intervento diretto dei tecnici garantisce tempi rapidi di risoluzione, permettendo alle aziende di tornare rapidamente operative.
La sicurezza dei dati è oggi un tema imprescindibile per qualsiasi realtà aziendale. Anche in questo ambito, Pagine+ si distingue grazie a sistemi avanzati di protezione. L’utilizzo di linguaggi criptati e funzioni di sicurezza avanzate garantisce la riservatezza totale dei documenti stampati, proteggendoli da non autorizzati e assicurando la piena conformità al GDPR.
Soluzione “universale”, dalle PMI alle grandi aziende
Uno dei maggiori punti di forza del servizio di stampa gestita di Brother è la sua versatilità. Pagine+ è adatto a realtà di ogni dimensione, dal piccolo ufficio alle grandi imprese. Le formule sono differenziate in base al tipo di cliente, ma sempre con l’obiettivo comune di semplificare la gestione della stampa e liberare risorse interne da destinare a compiti più strategici.
Per le piccole e medie imprese, Brother ha pensato a un’offerta particolarmente vantaggiosa che include la consulenza completa per l’ottimizzazione dei processi documentali. La consulenza include anche la valutazione del Total cost of ownership (TCO), ovvero il costo complessivo per pagina prodotta, utile per capire dove intervenire per migliorare efficienza e ridurre i costi.
L’adozione di un sistema come Pagine+ non è solo una scelta tecnica, ma un vero e proprio investimento strategico. In un mondo del lavoro sempre più digitale, competitivo e attento alla sostenibilità economica e ambientale, affidarsi a un MPS significa fare un passo deciso verso l’efficienza, la sicurezza e l’ottimizzazione delle risorse.
Le aziende che scelgono questo percorso non stanno solo migliorando la gestione delle loro stampanti: stanno creando le basi per una trasformazione più ampia, in cui ogni risorsa conta e ogni processo è pensato per generare valore.