La soluzione di UCC sbagliata può avere gravi impatti su costi, sicurezza e produttività. 3CX mette in guardia contro i rischi che si corrono
E’ sotto gli occhi di qualsiasi manager di come il mondo delle UCC business sia in profonda trasformazione e come la commistione tra soluzioni business e consumer stia crescendo. Il problema è che se non si pone attenzione alle scelte che si fanno si corrono seri rischi per il business, per la relazione con i clienti e per la sicurezza. 3CX, che sviluppa un centralino telefonico IP software e open standard proprio per evitare alle aziende il classico rischio di lock-in e avere una UCC funzionale e sicura, ha approfondito il tema e numerosi sono gli aspetti emersi che devono mettere in guardia e su cui è difficile non concordare.
Il dato di partenza è di certo che la UC è in costante fermento, trainata anche dall’adozione da parte dei singoli utenti di strumenti utilizzati per lo mento di grande innovazione rispetto alla telefonia classica.
Purtroppo sono soluzioni che alla lunga si rivelano inadeguati alle esigenze aziendali, insoddisfacenti in termini di collaboration e in genere insicuri, tutti temi che sono invece all’ordine del giorno per amministratori e decisori IT.
Gratis non fa rima con efficiente
Se la diffusione e la popolarità degli smartphone e degli strumenti gratuiti per la messaggistica cresce non è per questo detto che tali sistemi possano soddisfare le esigenze in determinati contesti professionali. Si tratta al contrario di piattaforme che in genere finiscono con il risultare vincolanti per la crescita del business o causare problemi di brand con i clienti.
I motivi sono svariati. Un problema potrebbe ad esempio essere la qualità della trasmissione audio e video, elemento di primaria importanza quando si parla di uno strumento che dovrà essere adottato da tutti i dipendenti in locale e in remoto per le comunicazioni interne o con l’esterno. La scarsa qualità dell’audio inficia e limita la comprensione dell’interlocutore, rendendo la conversazione poco fluida e danneggiando in qualche modo l’attività di business in corso. Un impatto che risulta ancora più grave qualora si decidesse di effettuare una videochiamata.
Un altro aspetto, molto critico, è che mentre la maggior parte delle chiamate condotte via VoIP è cifrata, utilizzare strumenti VoIP gratuiti per chiamare cellulari o numeri fissi per beneficiare di tariffe più economiche non necessariamente assicura che le conversazioni siano protette.
A questo si aggiunge il fatto che anche nel caso della telefonia i responsabili IT gradiscono o devono mantenere il controllo dell’infrastruttura, cosa impossibile con piattaforme di messaggistica e VoIP progettate per soddisfare le esigenze di singoli utenti.
L’assenza di dati e registri delle chiamate gestibili in seno all’azienda rappresenta un altro punto critico al pari del fatto che non è possibile condividere rubriche aziendali, né integrare tali sistemi in soluzioni CRM, né gestire l’implementazione di tali sistemi in modo centralizzato, demandando all’utente configurazione e uso delle applicazioni, specie qualora questi servizi siano fruibili esclusivamente tramite smartphone.
Tutto ciò porta alla domanda: può un’azienda permettere l’adozione incontrollata da parte del personale dei più diffusi sistemi di messaggistica istantanea e chiamate? E’ una domanda per certi aspetti pleonastica ed ogni manager si può dare una risposta ma essendo conscio dei rischi a cui si va incontro.
In genere però, evidenzia 3CX, a lungo termine le realtà più dinamiche non riscontreranno benefici dall’uso collettivo di piattaforme VoIP “consumer” ma dovrebbero avvalersi da subito di soluzioni personalizzate e ottimizzate per l’uso aziendale al fine di assicurare efficienza e affidabilità sia delle comunicazioni sia della collaborazione tra impiegati.
Provare per credere
Di certo quando si parla di soluzioni di UC tipo consumer ma gratis, può essere difficile per un manager decidere altrimenti.
Per mettere le aziende in condizioni però di decidere a ragion veduta se nel tempo sia più conveniente, efficace e sicura una soluzione consumer o una business, 3CX ha reso disponibile la soluzione PBX-Express per le comunicazioni unificate gratuite fino a un massimo di otto chiamate contemporanee per un anno.
Si tratta dichiaratamente di una soluzione ideata perle PMI che necessitano di un centralino IP di nuova generazione ma che, necessariamente attente agli investimenti, mettono usualmente in pratica un approccio alla San Tommaso: vedere e toccare con mano per credere e prima di adottare definitivamente una soluzione sperimentarne le funzionalità di UC su una scala di tempo che corrisponde ad un intero anno fiscale.
In pratica, viene da considerare, con il suo FreePBX e PBX-Express, 3CX appare essersi posta l’obiettivo primario di soddisfare uno degli assiomi principali di una attività business: il controllo dei costi e dei servizi, al fine di ottenere un ROI quanto più rapido possibile.