Il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia ha scelto Ricoh come partner per semplificare e velocizzare la produzione e gestione documentale
L’innovazione e l’aggiornamento tecnologico consentono alle aziende di servizi di velocizzare i processi di erogazione degli stessi, aumentando qualità ed efficacia. Di questo è convinto il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia S.r.l, società che all’interno della struttura sindacale della CISL fornisce assistenza fiscale a dipendenti e pensionati per dichiarazione dei redditi, 730, ISEE, modelli unici, ma anche pratiche di successione e contratti di locazione.
Non stupisce quindi che la mole di documenti che si trova a produrre, gestire ed archiviare sia molto consistente e richieda soluzioni innovative, non solo per essere prodotti e archiviati ma anche rintracciati.
«Lo scorso anno – ha illustrato Giulio Arbanassi, presidente e amministratore delegato del CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia – abbiamo realizzato oltre 46.000 modelli 730, solo per fare un esempio. Gestiamo una mole di dati e di documenti che non può prescindere dalle tecnologie che sono infatti alla base di tutti i processi. La continuità operativa deve riguardare sia i programmi fiscali basati su piattaforme web-based sia la produzione documentale e i processi di scansione».
Soluzioni Smart e razionalizzazione
Quello del CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia è poi un ruolo che negli ultimi anni è cambiato molto e i dispositivi di cui si è dotato non sono più semplici strumenti per la produzione di documenti, ma soluzioni “smart” che semplificano la scansione e l’archiviazione.
Il percorso di razionalizzazione e modernizzazione ha richiesto una accurata pianificazione e una parimenti accurata scelta di partner tecnologici e soluzioni.Nato nel 2013 dalla fusione di tre realtà regionali, la società di Trieste, di Gorizia e dell’Alto Friuli, era inizialmente caratterizzato da un ambiente di stampa derivante molto eterogeneo per brand e modelli, con alcune soluzioni a noleggio e altre di proprietà.
L’ente ha quindi deciso di razionalizzare il parco macchine per ottenere vantaggi in termini di riduzione dei costi, innovazione tecnologica e semplificazione della gestione delle tecnologie e dei consumabili.
«Dopo aver valutato differenti fornitori abbiamo scelto l’Agenzia Udine di Ricoh, con la quale si è subito stabilito un ottimo rapporto di collaborazione, tanto che di recente abbiamo riconfermato questo partner per una innovazione tecnologia che migliora ulteriormente la gestione dei documenti», ha spiegato Arbanassi.
Smart printing innovativo
Il progetto di razionalizzazione ha interessato tutte le 20 sedi dell’ente e ha portato all’adozione del modello Ricoh MP 305+SPF, un dispositivo multifunzione monocromatico A4 che dà però la possibilità di stampare ed effettuare scansioni anche in formato A3.
«Si tratta di una soluzione molto interessante e innovativa a partire dal pannello di gestione simile ad un tablet – ha spiegato Arbanassi- . Questo pannello touch ha un’interfaccia molto semplice ed intuitiva sulla quale è possibile installare app che semplificano i processi di scansione o di invio dei documenti dal momento che tutti i passaggi normalmente necessari avvengono mediante un unico click. Lo Smart Operation Panel è personalizzabile anche dal punto di vista del layout grafico, ad esempio noi vi abbiamo inserito il nostro logo. Ricoh MP 305+SPF si caratterizza per design compatto e silenziosità per cui può essere posizionato praticamente ovunque. Ci rendiamo conto sempre più dell’affidabilità e delle potenzialità di questa tecnologia che promette davvero di rendere i nostri processi più smart ed efficienti».