Dopo l’accelerazione forzata del 2020–2021, il lavoro ibrido è diventato una variabile strutturale nella progettazione delle organizzazioni. Oggi la vera questione non è se adottarlo, bensì come farlo nel modo migliore, definendo i modelli di presenza, gli strumenti digitali, le metriche e le regole di ingaggio in grado di far convivere produttività, benessere e sicurezza.
Questo, per i partner di canale e i system integrator, rappresenta un bacino costante di richieste legate a strumenti di collaborazione, connettività sicura e governance dei dati. Non si tratta più di progetti emergenziali ma di soluzioni a lungo termine, che richiedono manutenzione evolutiva e cicli di aggiornamento periodici.
Il fatto che alcuni settori consolidino policy strutturate, mentre altri oscillino fra aperture e ritorni in ufficio, rende necessario proporre architetture flessibili, capaci di adattarsi ai diversi livelli di maturità digitale. Riuscire a offrire piattaforme scalabili e servizi di advisory vuol oggi dire poter capitalizzare su una domanda che, pur stabilizzata, rimane consistente.
I numeri in Europa e in Italia
Secondo Eurostat nel 2023 circa un lavoratore su cinque tra i 15 e i 64 anni ha lavorato da casa almeno occasionalmente: il 9% lo ha fatto abitualmente, mentre un ulteriore 13% in maniera saltuaria, con differenze significative tra Paesi e settori. La quota è più che raddoppiata rispetto al 2019 e si è stabilizzata nel biennio successivo, segnalando che la fase post-pandemica non ha cancellato l’ibrido, ma lo ha normalizzato.
Eurofound rileva che nel 2024 si è registrata una leggera riduzione del lavoro da remoto rispetto ai picchi pandemici, ma dentro un quadro di nuova normalità. In alcuni Paesi l’ibrido è stato consolidato da policy permanenti, mentre in altri le aziende hanno riportato più persone in sede, con una dinamica di mescolanza piuttosto che di ritorno al passato.
A livello globale, gli indici di occupancy degli uffici mostrano come l’utilizzo degli spazi stia crescendo senza però raggiungere i livelli del 2019, con oscillazioni che variano in base alla città e ai giorni della settimana, con un picco tipicamente concentrato tra martedì e mercoledì. I badge data del Back-to-Work Barometer di Kastle Systems indicano che nelle principali aree metropolitane statunitensi l’occupancy media settimanale si colloca poco sopra il 50%, con valori giornalieri più alti nei picchi: un segnale che rimanda a un ibrido a “fisarmonica”, piuttosto che a un pieno ritorno al tempo pieno in sede.
Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, in Italia lo smart working nel 2024 coinvolge 3,55 milioni di persone, con una lieve flessione rispetto ai 3,58 milioni del 2023 (-0,8%). Cresce il numero dei lavoratori nelle grandi imprese, che raggiungono quota 1,91 milioni con un aumento dell’1,6%, resta stabile la situazione nella Pubblica amministrazione (circa 500mila persone) e nelle microimprese, mentre si registra un calo nelle PMI, che adottano l’ibrido in maniera più tattica. Il 96% delle grandi organizzazioni ha ormai adottato iniziative strutturate e il 73% degli smart worker non vorrebbe rinunciarvi, tanto che una parte di essi cambierebbe azienda se la pratica venisse abolita. Per il 2025 si prevede una crescita fino a 3,75 milioni di lavoratori, pari a un incremento del 5%.
Due insegnamenti emergono chiaramente. Il primo riguarda la necessità di differenziare in base a ruolo e processo: non tutti i lavori hanno la stessa telelavorabilità e la mappatura dei task e degli handoff rappresenta il primo passo per capire quando la presenza fisica ha realmente senso. Il secondo evidenzia l’importanza di evitare la “finta flessibilità”, cioè un’alternanza rigida non supportata da rituali e strumenti adeguati. Questa modalità produce frizioni e inefficienze, mentre un ritmo condiviso, un calendario chiaro, accordi di team e uno stack coerente che integra chat, documenti, riunioni e task, arricchito da guardrail di sicurezza, rappresentano la via per un ibrido realmente efficace.
Cosa chiedono persone e organizzazioni
La grande maggioranza degli studi converge su due punti chiave. Il primo riguarda il controllo sul quando e dove lavorare, che rimane una leva fondamentale per l’engagement. Il secondo riguarda il ruolo dell’intelligenza artificiale generativa, che sta emergendo come un acceleratore potente per il lavoro della conoscenza, con effetti diretti sulla collaborazione, sulla ricerca di contenuti e sulla creazione di materiali. Il Work Trend Index di Microsoft evidenzia un’adozione sempre più diffusa di strumenti di AI nei flussi quotidiani, dall’elaborazione di documenti alla sintesi delle riunioni, e registra una crescente domanda di “copiloti” in grado di ridurre il tempo speso nella ricerca di informazioni, nella preparazione dei meeting e nell’aggiornamento delle note. In altre parole, il modello ibrido funziona meglio quando la componente digitale riesce a ridurre le frizioni della collaborazione.
Dal punto di vista manageriale, la letteratura pubblicata su Harvard Business Review negli ultimi due anni descrive bene la transizione da una cultura del presentismo a una cultura della performance. Diventa quindi essenziale rendere esplicite le cadenze, i rituali e i momenti di co-presenza a maggior valore, come l’onboarding, i kick-off o le retrospettive, progettando il tempo trascorso in ufficio non più come semplice spazio di esecuzione, ma come piattaforma sociale per l’allineamento, l’apprendimento e la costruzione di relazioni solide.
Il mercato degli strumenti di collaborazione
L’ecosistema delle piattaforme di collaboration e communication continua a espandersi e a diversificarsi. Secondo IDC, la spesa globale nel segmento UC&C raggiungerà entro il 2028 circa 85 miliardi di dollari, trainata dallo spostamento al cloud e dall’integrazione dell’intelligenza artificiale nei flussi di comunicazione, nei contact center e nella produttività. Le aziende stanno consolidando stack tecnologici più snelli, riducendo la duplicazione di tool e cercando maggiore integrazione con sistemi di sicurezza, identity management e governance dei dati.
Nel sotto-segmento dei cloud contact center, i dati di Synergy Research mostrano una crescita del 16% nel 2024, fino a 6,2 miliardi di dollari. Sebbene non si tratti di collaborazione pura, il fenomeno rappresenta un indicatore significativo dell’adozione di comunicazioni cloud e di AI conversazionale anche nei front-office, con conseguenti effetti sulla condivisione della conoscenza e sull’integrazione con sistemi CRM e IT service management. Sul fronte knowledge e messaging, i report indicano una convergenza tra chat, meeting, documenti e knowledge base, supportata da copiloti in grado di indicizzare e riassumere i contenuti. Il trend è chiaro: meno switching tra applicazioni e più hub collaborativi che favoriscono un approccio async-first per documentazione, thread e task, e sync-on-purpose per riunioni brevi e decisioni mirate.
Trend strutturali del workspace ibrido
Il trend che sicuramente più caratterizza il workspace ibrido è lo spostamento dal luogo al tempo: con l’ibrido la progettazione parte dal calendario della collaborazione, ovvero dal decidere quando lavorare insieme e quando da soli, prima ancora di definire il layout degli spazi. In molte realtà, i picchi di occupancy concentrati a metà settimana richiedono modelli di seat-sharing e soluzioni di activity-based working. I benchmark JLL 2025 mostrano che i leader del corporate real estate stanno ottimizzando portafogli e densità, aumentando i tassi di agile seating e utilizzando dati di utilizzo per pianificare con maggiore precisione.
Un secondo trend riguarda l’affermazione dell’async-by-default e di meeting più leggeri: i team più efficienti spostano infatti in asincrono tutto ciò che non richiede compresenza, come aggiornamenti di stato, decision log e domande sui documenti. Le riunioni si accorciano, diventano più mirate, preparate in asincrono e arricchite da note generate dall’AI. I dati longitudinali raccolti da Harvard Business Review su milioni di meeting confermano che il mix di riunioni dell’era ibrida non tornerà ai livelli del 2019.
Un terzo aspetto riguarda onboarding e senso di appartenenza. La curva di apprendimento dei neoassunti dipende molto dalla dose iniziale di co-presenza e dalla qualità della documentazione a supporto. Le evidenze condivise da Microsoft e dalla letteratura manageriale indicano che i primi 60–90 giorni dovrebbero includere momenti di networking e shadowing in presenza, mantenendo al contempo tracce scritte e asset condivisi per garantire scalabilità e memoria organizzativa.
Per i partner questo significa opportunità di offrire soluzioni di workplace analytics, sensori IoT e piattaforme di booking integrate, che diventano parte di un portafoglio più ampio.
Infine, la sicurezza e la compliance devono essere affrontate “a strati”. L’ibrido infatti moltiplica i punti di accesso e amplia la superficie di attacco, richiedendo soluzioni basate su Zero Trust, DLP (data loss prevention) e governance dei contenuti integrate nelle suite di collaborazione. I controlli di condivisione devono essere pervasivi, tramite link-based sharing, sensitivity label ed eDiscovery, con un’attenzione al ciclo di vita dei workspace. La spinta regolatoria europea, che include data protection, sicurezza e il diritto alla disconnessione in diversi ordinamenti, rende la gestione policy-driven un requisito imprescindibile.
I system integrator hanno perciò l’opportunità non solo di proporre prodotti, ma anche (e soprattutto) framework di governance che tengano insieme identity, accessi condizionati, auditing e retention policy.
Impatti sul mercato e sui budget
Le trasformazioni in atto si riflettono direttamente sul mercato e sui budget aziendali. Il primo movimento riguarda il consolidamento dello stack tecnologico: le imprese riducono le sovrapposizioni e puntano a sfruttare l’effetto piattaforma, con identità, sicurezza e AI comuni, spostando i budget dalle point solution verso suite integrate, in linea con le previsioni di IDC per il segmento UC&C. Il secondo movimento segna il passaggio dal meeting-ware al knowledge-ware: il valore non risiede più solo negli strumenti di videoconferenza, ma sempre di più nei graph dei contenuti e nei copiloti che riducono drasticamente i tempi di ricerca, preparazione e follow-up. Il terzo riguarda il real estate, sempre più guidato dai dati: i processi di pianificazione si basano su sensori, sistemi di booking e badge, che consentono fit-out più flessibili, con neighborhoods, project room e collision space, aumentando la densità e favorendo modelli di seat sharing.
Il ripensamento degli spazi, guidato dai dati, richiede competenze che uniscono IT, real estate e analytics: un terreno nuovo su cui i system integrator possono differenziarsi, costruendo alleanze con player immobiliari e facility manager.
L’ibrido come architettura di decisione
Il lavoro ibrido non è una concessione né un ritorno forzato a modelli precedenti, ma rappresenta una vera architettura organizzativa che integra persone, processi, spazi e tecnologia. I dati europei e italiani mostrano una stabilizzazione del fenomeno, mentre i mercati tecnologici e immobiliari si stanno adattando attraverso piattaforme integrate, l’intelligenza artificiale nei flussi di conoscenza e una pianificazione degli spazi basata sui dati.
Il fatto che l’ibrido sia un sistema operativo organizzativo, per partner e system integrator significa spostarsi da fornitori di licenze a progettisti di architetture decisionali che tengono insieme persone, processi, spazi e tecnologia. Le opportunità sono ampie: consolidare piattaforme, integrare AI, ripensare gli spazi con i dati. Le sfide lo sono altrettanto: differenziarsi in un mercato affollato, gestire la complessità normativa e dimostrare un impatto tangibile sui KPI del cliente.
All’orizzonte ci sono due possibilità: sapersi posizionare come architetti dell’ibrido progettato o rimanere ancorati alla logica del prodotto. Nel primo caso si può diventare partner strategici per le organizzazioni, nel secondo si rischia invece di diventare figure marginali, facilmente sostituibili.
Rischi che i partner possono aiutare a evitare
Il rischio che anzitutto va evitato nel caso del lavoro ibrido è quello del presenzialismo mascherato, cioè l’imposizione di un certo numero di giorni in sede senza avere chiari obiettivi e attività condivise. Una simile scelta genera costi senza benefici, come dimostrano i dati di occupancy irregolari. Se il presenzialismo mascherato genera inefficienze, la colpa ricade spesso su soluzioni IT non accompagnate da regole chiare.
Un secondo rischio è rappresentato dal tool sprawl, ovvero la proliferazione di troppe applicazioni scarsamente integrate e prive di una governance solida, con conseguente perdita di tempo e aumento dei rischi di compliance. Se il tool sprawl dilata costi e rischi, è perché manca una governance proposta e mantenuta dai system integrator. Le organizzazioni più lungimiranti stanno già reagendo con il consolidamento delle suite integrate dotate di AI e controlli nativi.
Infine, c’è il rischio di un onboarding troppo debole: i nuovi assunti lasciati a un auto-apprendimento remoto senza reti sociali e senza rituali di appartenenza faticano a inserirsi, pagando conseguenze che possono protrarsi per mesi. Quando l’onboarding è debole, la tecnologia rischia di essere percepita come fredda e ostile. Qui i partner possono trasformare i rischi in opportunità, proponendosi come garanti di coerenza, sicurezza e adozione.
La roadmap per passare da “ibrido difensivo” a “ibrido progettato”
Il percorso di trasformazione da un modello ibrido difensivo a uno progettato può articolarsi su uno sviluppo di 3-4 mesi. Le prime settimane servono per una diagnosi rapida che includa la mappatura dei processi collaborativi ad alto volume, l’audit dello stack tecnologico con particolare attenzione a rischi di sicurezza e shadow IT, e la valutazione della telelavorabilità per ruolo tramite una matrice attività-contesto integrata con il calendario reale di co-presenza. Successivamente si lavora invece alla definizione di regole e rituali comuni, predisponendo team agreement standard con fasce orarie, canali e SLA di risposta, creando un calendario condiviso di giornate in presenza ad alto valore come discovery, retrospettive, demo e onboarding, e redigendo un manuale del team con decision log supportato da AI.
Il focus passa quindi agli spazi e ai dati, sperimentando ambienti activity-based come project room, focus booth e collision space, monitorando l’uso degli spazi attraverso sensori e sistemi di booking con dashboard condivise, e implementando policy di sicurezza Zero Trust e governance dei contenuti basata su etichette e regole di retention. Nelle ultime settimane entra in gioco l’intelligenza artificiale, con copiloti che supportano note, recap, drafting e ricerca federata, insieme a un playbook async-first e template per la preparazione e il follow-up delle riunioni. La fase si conclude con una retrospettiva, la definizione dei KPI di baseline e un piano di scalabilità.
Questa roadmap è mediata dalle linee guida del Work Trend Index di Microsoft e i benchmark CRE 2025 di Moody’s per l’occupazione degli uffici, che invitano a concepire l’ibrido come modalità operativa strutturata dell’organizzazione e non come semplice policy di giornata.
Il percorso in tre fasi offre ai partner un modello consulenziale replicabile. La vera opportunità sta nel trasformare questa roadmap in un’offerta di servizi pacchettizzata, che unisce assessment, implementazione tecnologica, formazione e supporto al change management. La sfida è industrializzare l’approccio senza perdere capacità di personalizzazione, garantendo velocità di esecuzione ma anche profondità consulenziale.
Cosa funziona (davvero) nelle aziende che lavorano in ibrido
Le evidenze provenienti dai casi di studio mostrano che esistono cinque leve fondamentali per il successo dell’ibrido. La prima è rappresentata da regole e metriche chiare: le aziende più efficaci definiscono cosa misurare, come decidere e quando incontrarsi, rendendo prevedibili i momenti che contano, come discovery session, design review, onboarding o attività di community. La seconda leva riguarda la documentazione, che viene trattata come un vero prodotto attraverso handbook, runbook, decision record e meeting notes facilmente generabili e ricercabili. L’AI può aiutare a sintetizzare e collegare i contenuti, ma ciò richiede una solida architettura informativa fatta di tassonomie, naming coerente e policy di tagging, retention e sunset.
La terza leva è quella dei rituali e della socialità intenzionale, che comprende onboarding in presenza, community of practice, open demo, retrospettive cadenzate e offsite tematici. Le ricerche di HBR mostrano che la qualità delle connessioni non dipende esclusivamente dalla vicinanza fisica, ma dal design delle interazioni e dalla trasparenza dei contesti. La quarta leva riguarda gli spazi, ripensati come piattaforme esperienziali dedicate alla collaborazione, all’apprendimento e alla brand experience, più che a semplici postazioni assegnate. Gli insight CRE 2025 di Moody’s sottolineano l’importanza di ottimizzare i portafogli immobiliari e di usare i dati per allineare i layout ai reali modelli di lavoro. La quinta leva, infine, è la sicurezza e la compliance by design, che richiede controlli integrati nelle suite – dal least privilege al conditional access, dalla cifratura all’auditing – e politiche privacy-by-default per i contenuti generati con AI. La gestione dei dispositivi e dei contesti diventa parte integrante dell’architettura organizzativa, non più un’appendice tecnica.