Più della metà del tempo sull’agenda dei dipendenti va via in riunioni improduttive che costano alle imprese milioni di dollari. Lo dicono i risultati di uno studio globale del 2026 di Jabra, azienda di soluzioni audio e video, realizzato su oltre 2.300 professionisti in Europa e Asia.
Non è il tempo trascorso nella stanza il vero nodo: il costo delle riunioni professionali si misura nella perdita di concentrazione e nell’improduttività dovuta a sessioni spesso inconcludenti.
Lo studio di Jabra afferma con sicurezza che il 59% delle riunioni richiede discussioni di follow-up e lavoro aggiuntivo, creando, come conseguenza, un “debito di riunioni” da svolgere. Oltre a rendere più stanco e stressato il dipendente, che si ritrova con l’agenda ancora più piena. Oltre la metà delle ore trascorse in riunioni è considerata superflua nell’arco della settimana, l’equivalente di 26 giorni lavorativi di produttività persa all’anno per ciascuna persona.
“Se i vostri collaboratori temono le riunioni, state già pagando il prezzo”, afferma Holger Reisinger, senior vice president enterprise video business unit di Jabra.
AI per le riunioni? C’è, ma quasi nessuno la usa
Le imprese guardano già all’intelligenza artificiale per migliorare la produttività. Ormai anche seguire le riunioni con i colleghi è reso più semplice dagli strumenti di trascrizione e di riassunto automatici. Resta un però: secondo lo studio di Jabra, solo 1 dipendente su 3 usa veramente questi strumenti. E il limite non è la tecnologia in sé, ma le condizioni in cui viene utilizzata. Spesso, conversazioni poco chiare, esperienze incoerenti e un audio scadente vanificano il lavoro e l’utilità dell’AI.
“L’AI può valorizzare una riunione ben gestita”, ma non può fare miracoli, dice Reisinger. E a tutto sta un costo: in media, secondo la ricerca Jabra, le interruzioni tecniche costano quasi 11 minuti in ogni sessione ibrida, accumulando tre giorni lavorativi di produttività persa per dipendente ogni anno.
Ciò che può sembrare un ritardo di pochi minuti, può trasformarsi in una spina nel fianco, sempre più dolorosa e che porta a un costo organizzativo molto più grande. Insomma, sembra dire la ricerca: più minuti persi in riunioni inefficienti “uguale” meno tempo per prendere decisioni importanti.
L’equità a caro prezzo non risparmia nessuno e mina l’inclusione
Le riunioni ibride fanno ormai parte della routine lavorativa di ogni azienda. Ma i dati di Jabra, ancora una volta, ribaltano la prospettiva: 3 meeting ibridi su 4 presenterebbero almeno una disfunzione tecnica. Jabra dice che il 73% dei suoi intervistati ha dichiarato di aver avuto problemi a sentire gli altri partecipanti e il 68% difficoltà a vederli chiaramente.
Nelle grandi imprese, dove gli incontri in meeting sono quasi quotidiani, il loro impatto è maggiore: le aziende con più di 1.000 dipendenti perdono l’82% di tempo in più rispetto a quelle con meno di 50 lavoratori. Per un totale di quasi quattro giorni lavorativi per lavoratore all’anno.
L’equità da remoto rimane una sfida. Circa la metà dei partecipanti in modalità ibrida si sente dimenticata o interrotta nei meeting e il 52% dei meeting completamente virtuali sono colpiti da problemi tecnici.
Particolarmente colpiti si sentono donne e dipendenti junior: il 16% delle lavoratrici riferisce di sentirsi escluso quando partecipa da remoto, mentre i secondi hanno addirittura il 26% di possibilità in più di subire l’emarginazione.
Se la cultura delle riunioni gioca un ruolo importante nell’inclusione, una tecnologia inadeguata, per Jabra, affossa ogni buon proposito.
