Come ottimizzare il controllo di fatture e pagamenti

Nonostante la digitalizzazione, i responsabili acquisti lamentano debolezze nel sistema di procurement. Uno studio di AirPlus International mette in evidenza le criticità in atto nei sistemi di fatturazione e pagamento

In Europa, la digitalizzazione dei processi di acquisto indiretto è ormai una realtà consolidata per molte aziende, ma persistono criticità. È quanto emerge da uno studio di AirPlus International, specialista nei pagamenti aziendali, che ha interpellato 534 responsabili acquisti in nove paesi europei, tra cui Austria, Belgio, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Olanda, Svizzera e Regno Unito. Gli acquisti indiretti, che comprendono spese per servizi e beni non direttamente collegati alla produzione ma vitali per le operazioni aziendali – come IT, marketing, telecomunicazioni, logistica e gestione delle strutture – mostrano un quadro di luci e ombre. Il processo, benché avanzato, rivela punti deboli che necessitano di attenzione per ottimizzare l’efficienza aziendale.

Secondo lo studio l’80% delle aziende europee dichiara di aver digitalizzato i propri processi di procurement attraverso l’uso di software dedicati (e-procurement). La tendenza è marcata da una preferenza per soluzioni sviluppate internamente, scelte dal 25% dei rispondenti. Seguono soluzioni di grande rilievo nel settore come IBM Procure, con un utilizzo del 12%, SAP Concur Invoice al 11% e Coupa al 7%.

Oltre a ciò, una significativa percentuale delle imprese, pari al 64%, ha adottato processi standardizzati per gestire gli acquisti indiretti. Un ulteriore 28% è in fase di valutazione per l’implementazione di tali procedure standard. Questo riflette un impegno crescente verso l’efficienza operativa e la gestione ottimizzata delle risorse aziendali.

Il controllo fatture e pagamenti costituisce ancora un’area di debolezza

I risultati del sondaggio mostrano che più della metà dei partecipanti (54%) ritiene che vi siano inefficienze soprattutto nel controllo delle fatture, seguite da criticità nei pagamenti (43%) e nella gestione degli ordini (31%). Solo una minoranza (16%) si dichiara completamente soddisfatta delle procedure attuali.

Quando si parla di metodi di pagamento standard per gli acquisti indiretti, i dati indicano una realtà eterogenea: i bonifici bancari risultano essere i più diffusi (45%), ma anche l’uso di carte di credito, sia fisiche che virtuali, è significativo (43% e 39%, rispettivamente). Inoltre, un terzo degli intervistati (33%) riferisce che i collaboratori aziendali spesso anticipano le spese personalmente, per essere successivamente rimborsati.

Stefan Waelde, a capo dello Sviluppo Commerciale dei Pagamenti B2B presso AirPlus, osserva con occhio critico questo panorama in trasformazione. Sebbene l’entusiasmo per l’innovazione sia tangibile, Waelde sottolinea come i leader aziendali continuino a scorgere margini di miglioramento, specialmente nell’ambito dei pagamenti.

In un’intervista, Waelde ha condiviso le sue riflessioni sullo stato attuale dei sistemi di pagamento. I metodi tradizionali, come bonifici e contanti, insieme alla pratica dei dipendenti che anticipano le spese, creano un intrico di processi manuali che assorbono tempo prezioso. Queste vecchie abitudini, secondo Waelde, non solo appesantiscono il flusso lavorativo, ma anche ostruiscono il flusso di informazioni vitali che le aziende potrebbero altrimenti sfruttare per affinare la gestione finanziaria e il monitoraggio delle spese.

L’era digitale esige strumenti che tengano il passo con la velocità del commercio elettronico, e qui entrano in gioco soluzioni innovative come le carte di credito virtuali. “Sistemi di pagamento come le carte di credito virtuali forniscono tutte le informazioni e i dati necessari e possono essere generate facilmente e velocemente, per poi essere utilizzate da ogni dipendente – all’interno di determinate regole. È importante che le aziende si attrezzino con queste soluzioni, dal momento che sempre più ordini avvengono online e richiedono pagamenti tramite carta” conclude Waelde.

Negli ultimi anni AirPlus ha costantemente ampliato la propria offerta di prodotti introducendo carte di credito virtuali per il pagamento di servizi come software, attrezzature per ufficio e pubblicità online, e ha stretto partnership con i principali player del settore procurement quali Coupa, Mazepay, THL Pay, Piteco e PlusAdvance. In tutto, AirPlus collega più di 4.000 partner e fonti dati, e collabora in modo stretto con più di 60 fornitori di servizi IT per assicurare che le proprie soluzioni di pagamento siano integrate in modo automatizzato all’interno di tutti gli ecosistemi dei clienti.

 

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