L’Istituto nazionale di statistica (Istat) è l’ente di ricerca pubblico italiano, le cui attività comprendono: censimenti sulla popolazione, censimenti sull’industria, sui servizi e sull’agricoltura, indagini campionarie sulle famiglie,il principale ente di statistica ufficiale in Italia.
Per migliorare la gestione del protocollo documentale, del workflow e l’invio di PEC massive l’Ente di statistica ha deciso di adottare la Archiflow, sviluppata da Siav, azienda specializzata nella fornitura di software e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e il miglioramento dei processi digitali.
L’adozione di Archiflow permette ora a Istat di inviare, in un’unica soluzione e in tempi ridotti, un flusso di 250mila messaggi PEC per fini statistici e di gestire e protocollare in modo automatico il relativo flusso documentale relativo (comprese le PEC in ricezione), composto da 700mila documenti provenienti da 2500 utenti.
“Istat si è affidata alle nostre soluzioni perché siamo tra i pochi fornitori in Italia in grado di garantire il know-how di assistenza e specializzazione verticale necessario per poter gestire in modo adeguato tutti gli aspetti del progetto – sostiene Alfieri Voltan, Presidente di Siav – dall’implementazione dei software, passando per la progettazione, i servizi, la competenza sulle normative e gli sviluppi applicativi rispettando inoltre i requisiti di sicurezza, protezione dei dati e, non ultimo, rispettando il vincolo di spesa dell’Ente”.
Un ulteriore esigenza di Istat era di migliorare il coordinamento tra le 75 unità organizzative distribuite in 21 sedi in Italia.
L’uso di Archiflow ha fornito una risposta a questa esigenza per le sue capacità di impostazione di organigrammi e rubriche, di predisposizione per processi automatizzati di protocollazione con l’opzione di firma elettronica e lo smistamento automatico dei documenti verso le direzioni di competenza.
Grazie a queste funzionalità, l’Istituto di Ricerca ha potuto ridurre in modo considerevole i tempi di attraversamento dei documenti in ingresso.