Con le soluzioni e i servizi Ricoh, la società di consulenza ha migliorato la Collaboration e creato un ambiente di lavoro più efficiente e flessibile
Presente in Italia con tre sedi (Milano, Torino e Padova), Aeonvis è una società di consulenza organizzativa e tecnologica che sviluppa e realizza programmi di cambiamento integrando processi, organizzazione, persone e tecnologie.
In sostanza, supporta le aziende nell’innovazione, ma prima di tutto applica a sé stessa quanto propone per perseguire obiettivi di efficienza e abilitare l’evoluzione digitale.
E’ con questo modus operandi che il trasferimento della sede di Milano presso un nuovo edificio è stata l’occasione per compiere un ulteriore passo avanti nella Digital Transformation.
“Per farlo abbiamo scelto Ricoh”, ha illustrato Stella Lerario, HR Specialist di Aeonvis. “La prima novità ha riguardato l’installazione di una lavagna interattiva nella sala riunioni principale. Prima utilizzavamo una lavagna a fogli mobili o, in alternativa, effettuavamo proiezioni sulla parete. Avevamo quindi necessità di uno strumento che, da un lato, rendesse le presentazioni verso i clienti più professionali e di qualità e, dall’altro, che ci consentisse di migliorare l’efficienza delle riunioni interne e delle attività di formazione, anche a distanza”.
La soluzione adottata, la lavagna Ricoh Interactive Whiteboard D7500, ha poi illustrato Aenovis, è stata scelta perché risponde a queste esigenze rendendo le presentazioni sono più interattive ed efficaci.
Tar le funzioni di cui dispone, ad esempio, vi è la possibilità di scrivere note sui documenti visualizzati per poi condividerli in tempo reale sui dispositivi mobili dei partecipanti alla riunione oppure di integrare la lavagna ad una soluzione per la videoconferenza, una funzionalità particolarmente utile per la formazione a distanza.
“Le tecnologie – ha continuato Lerario – ci aiutano ad essere più veloci e flessibili, due caratteristiche fondamentali per competere sul mercato di oggi”.
Utilizzo ottimizzato con booking e gestione via Cloud
Contestualmente all’adozione della soluzione Aeonvis ha deciso di rendere l’ambiente di lavoro più efficiente tramite un sistema di room booking basato sul cloud.
In precedenza le prenotazioni venivano gestite manualmente per cui gli utenti comunicavano al reparto amministrativo, di persona o mediante mail, la richiesta per una sala.
Non avendo accesso immediato alle informazioni sulla disponibilità delle sale, per i dipendenti, e in particolare per quelli che operano fuori sede, era difficile organizzare riunioni impreviste o controllare che una sala fosse realmente occupata. Ora gli utenti possono prenotare gli spazi mediante Google Calendar oppure tramite una app installata su smartphone o tablet”.
Inoltre, di fronte ad ogni sala riunione è stata posizionata una segnaletica digitale che mostra i dettagli della disponibilità dello spazio. Prima di entrare in una sala prenotata, i dipendenti devono registrarsi sul display mediante pin. In questo modo viene registrato l’inizio di una riunione, per cui leggendo le informazioni sul display si capisce che una sala prenotata non è stata poi effettivamente utilizzata ed è possibile procedere con una nuova prenotazione.
Ma non è tutto. Al tool per la prenotazione è stato affiancato un sistema per il monitoraggio dell’utilizzo degli spazi, in modo da disporre di informazioni per migliorare ulteriormente il servizio e disporre di alert in caso di malfunzionamento.
Trattandosi di un sistema basato sul cloud, il fornitore interviene da remoto per risolvere le problematiche.
Anche gli aggiornamenti e la manutenzione preventiva sono svolti direttamente da Ricoh, che si affianca a Aeonvis nelle varie fasi del progetto, dalla consulenza per individuare le tecnologie più adatte, all’installazione dei sistemi e al supporto.