Un progetto realizzato da Microrex ha ridotto i costi della carta per le stampanti ed ha garantito la protezione dei documenti
L’ufficio 4.0 avanza. Lundbeck Italia, una società attiva a livello internazionale in ambito farmaceutico, è un ulteriore esempio dell’aiuto che può dare la digitalizzazione sul piano dei costi e della sicurezza.
.Le sue attività, ha spiegato l’azienda, si basano su una interazione quotidiana con medici, paramedici, pazienti, familiari e associazioni di volontariato, con una fitta rete di relazioni e di scambio di documenti che vede, nell’utilizzo del parco macchine stampanti multifunzione, un asset strategico e non più una semplice commodity. E in questo scambio la sicurezza delle informazioni stampate o scansionate è una esigenza irrinunciabile
Questa esigenza ha portato alla realizzazione di un progetto sviluppato con Microrex, società milanese da trent’anni attiva nell’Office Automation il cui obiettivo è stato di blindare le stampanti MFP implementando Enterprise Suite 3.0, un sistema Konica Minolta che consente di evitare usi impropri delle stampe, dispersione di documenti secretati o comunque non divulgabili, e anche stampe inutili.
Con PageScope, ha spiegato Microrex, le operazioni si programmano in rete sul proprio pc e i documenti si ritirano alla macchina solo con il proprio badge, senza più digitare sul pannello della MFP, operazione che tra l’altro richiede sempre una certa formazione tecnologica alla quale non tutti sono ben disposti.
Va osservato che Page Scope è una soluzione che può essere installata in concomitanza con l’installazione delle macchine, sul server virtuale o dedicato dell’azienda ed è adatto a tutti i modelli di multifunzione Konica Minolta, comprese le A4 che hanno un hard disk interno, fino alle Bizhub C360 di 8 anni fa.
In caso di visitatori, con il Badge Guest si evita di doverli accompagnare alle macchine, ma non si perde il controllo dell’uso della stampante.
Il vantaggio più strategico che ne è derivato per Lundbeck, ha evidenziato Microrex, è la maggiore sicurezza delle stampe, ossia la protezione assoluta della riservatezza delle informazioni stampate: le stampe infatti possono essere ritirate solo e direttamente da colui che ha lanciato la stampa.
«Dalla nostra esperienza risulta che negli uffici il 30% delle stampe sono inutilizzate. Questo perché sono stampate per errore, perché vengono dimenticate nel cassetto della multifunzione, che di solito è lontana dalla propria postazione, perché, mentre si stampa, ci si accorge di un errore nel testo o che il documento che serve è un altro. Tutta carta che nel migliore dei casi finisce nei cestini. Un altro problema è riuscire a ritirare le proprie stampe prima che altri utilizzatori le disperdano. Ecco perché consigliamo l’introduzione di PageScope e del badge unitamente al noleggio o acquisto di MFP Konica Minolta. In Lundbeck abbiamo utilizzato i badge aziendali identificando il lettore idoneo da collegare alle stampanti. Ora se una macchina è occupata, si può stampare sull’altra. Tutti i badge aziendali utilizzati per la timbratura accessi, per accedere all’ascensore, ai parcheggi etc, sono applicabili a Page Scope», ha commentato il progetto Alessandro Elwert, suo coordinatore per Microrex.