I suggerimenti di Service Now su come l’IT può miglorare la sua comunicazione con i responsabili delle line of business e trarre vantaggio dai nuovi progetti
In epoca di trasformazione digitale e dove tutte le principali società di analisi e di ricerca suggeriscono caldamente di accelerare questo processo, una cosa è comunque reale: la difficoltà nel cambiare in azienda un approccio consolidato nel tempo, che può risultare ostativo o rendere difficile il cambiamento.
L’IT agile è di certo una grande occasione, evidenzia Nicola Attico, Solutions Consultant Manager di ServiceNow Italia, perché nel momento in cui l’organizzazione abbraccia la digital transformation, si cambia anche il modo stesso di lavorare. Ma i cambiamenti devono essere gestiti in modo appropriato. Persone, processi e tecnologie sono parte integrante dell’equazione che permette di accelerare i cambiamenti e raggiungere risultati tangibili. L’agilità dell’organizzazione è importante oggi più che mai e deve essere parte del DNA del business.
«Nell’IT siamo abituati a pensare all’agile in termini di sviluppo, ma oggi “agile” ha molti significati. I CIO hanno la responsabilità di costruire un’organizzazione IT agile e questo richiede riflessioni profonde sul modo in cui l’organizzazione opera. Un nuovo modello operativo dell’IT è necessario e i leader IT devono fare da guida verso cambiamenti fondamentali, come automazione come priorità, parlare il linguaggio del business e porre il focus su ciò che è importante, che non è lo stesso di urgente», osserva Attico. Ma come muoversi? I paragrafi seguenti suggeriscono cosa fare.
Dare priorità alla Automazione
Generalmente una quota tra il 70% e l’80% della spesa IT è destinata al mantenimento dei sistemi legacy e solo il 20% alle innovazioni che potrebbero migliorare il business e allo stesso tempo la maggior parte dei dipartimenti IT lavora sotto la costante pressione dei costi e opera con team sottodimensionati.
Questa è, evidenzia Attico, la nuova normalità e non c’è da aspettarsi che le cose migliorino. Ogni dipartimento deve fare di più con meno ma, nonostante questo, il business ha bisogno dell’IT per svilupparsi ma l’IT è spesso troppo impegnata nelle attività di routine per poter guidare i cambiamenti strategici. E’ il classico caso del cane che si morde la coda.
È tempo di cambiare radicalmente le proporzioni tra la spesa relativa al mantenimento e quella relativa all’innovazione. Ma automatizzare le attività più semplici porterà si a qualche miglioramento, ma per avere un impatto maggiore si devono affrontare quelle più complicate e disordinate.
L’agilità che serve può essere ottenuta ad esempio automatizzando quelle attività manuali complesse, multi-step e che coinvolgono più persone. Le operazioni di routine, la diagnostica, il monitoraggio delle performance e la risoluzione degli incidenti sono alcuni esempi di attività ormai mature per essere automatizzate.
Automatizzando le attività che permettono ai sistemi di funzionare, l’IT è in grado di recuperare il tempo necessario per supportare processi agili che forniscano reale valore al business.
Dal linguaggio dell’IT a quello del business
Un altro aspetto è collegato ai diversi linguaggi parlati in azienda e a come renderli mutualmente comprensibili e ralazionati. Indubbiamente, evidenzia Attico, e di certo si può essere d’accordo con lui, le organizzazioni IT fanno fatica a parlare un linguaggio che il business possa comprendere.
Se a colloquio con il responsabile vendite, ad esempio, l’IT si limita a chiedere “cosa c’è bisogno di fare?” diventa immediatamente un dipartimento che semplicemente “prende ordini”. Se invece l’IT parla agli azonisti in termini di outcome può essere in grado di pilotare la discussione ed essere propositiva.
Un’organizzazione IT agile ha bisogno di persone che siano per metà concentrate sull’IT e per l’altra metà sulle vendite, sul marketing, sul finance o qualunque altra linea di business venga chiamata in causa. Lo staff IT deve in sostanza lavorare con i business leader per definire i risultati, cercando di capire perché qualcosa deve cambiare e non solo come.
Focalizzazione su ciò che è importante
Stabilire le priprità e parlare lo stesso linguaggio però non basta. Nel momento in cui si guadagna del tempo per essere creativi e innovativi, la prospettiva cambia completamente. A questo punto assume impoprtanza la focalizzazione su ciò che è importante ai fini dei risultati di business che siano tangibili.
Le attività urgenti devono essere sbrigate per prime e possono anche essere semplici, ma sono le attività importanti che fanno progredire il business verso i risultati desiderati.
Un modo facile per distinguere tra le attività urgenti, suggerisce Attico, e quelle importanti è chiedersi qual è il valore che l’attività porterà al business e quale sarà il cambiamento generato negli anni a venire.
Costruire un’organizzazione IT agile non è certo facile, e in certi momenti può porre chi la deve realizzare al di fuori della confort zone in cui è stato abituato a muoversi, ma lo sforzo è giustificato dal risultato e viene da aggiungere, dalla mancanza di alternative.
“L’agilità che siamo in grado di infondere nell’organizzazione oggi, determina il ruolo che l’IT avrà in azienda nel futuro”, mette in guardia Attico.