Kiabi è il più grande marchio di moda al dettaglio in Francia, con un proprio brand di abbigliamento che copre il settore femminile, maschile, per bambini e neonati. Kiabi, attiva in oltre 15 Paesi, ha rivoluzionato la moda pret-à-porter con l’introduzione della moda a basso costo.
Gestione semplificata delle identità per l’espansione internazionale
Negli ultimi anni, Kiabi ha ampliato le proprie operazioni a livello internazionale. La gestione delle identità era sempre stata una responsabilità dell’organizzazione IT e la sfida era supportare l’espansione internazionale modificando i processi aziendali e la governance per una gestione più flessibile e centralizzata delle identità.
Annie Kionga, Identity Product Owner di Kiabi, spiega perché era necessario un cambio di prospettiva.
“Con una base di utenti in crescita e decentralizzata – spiega Kionga – e molte applicazioni a cui fornire accesso, volevamo semplificare i nostri processi di gestione delle identità. Abbiamo riscontrato delle limitazioni quando i dipendenti cambiavano ruolo o paese all’interno di Kiabi. La loro identità digitale non poteva seguirli durante il loro percorso in Kiabi e dovevamo creare nuove identità per ogni trasferimento significativo. Ciò generava account ridondanti e inutilizzati che costituivano un rischio per la sicurezza. La produttività dei dipendenti ne risentiva per i problemi di accesso agli account, mentre l’IT doveva impiegare tempo per recuperarli“.
Kiabi desiderava un modello di identità coerente, supportato da una governance strutturata e da un approccio agile, che seguisse i dipendenti lungo tutto il loro ciclo di vita in azienda e garantisse una maggiore sicurezza e flessibilità.
L’obiettivo era dare ai dipendenti un certo livello di autonomia e capacità di self-service, liberando così risorse IT preziose per attività a maggior valore aggiunto. Il valore per il business è stato posto al centro della decisione, rendendo chiaro che non si trattava solo di un progetto tecnico, ma richiedeva un cambiamento gestionale alla base.
Una soluzione per gestire ambienti complessi
Il team ha collaborato strettamente con OPNS come fornitore di servizi IT. Dopo una ricerca di mercato approfondita sulle funzionalità desiderate, è stato raccomandato un utilizzo più estensivo di OpenText NetIQ Identity Manager, che era stato usato in modo limitato all’interno di Kiabi.
Con oltre 10mila utenti, Kiabi voleva automatizzare i workflow delle identità, sia in base al ruolo – per esempio un contabile che necessita di accesso automatico a un database di contabilità – sia su richiesta, per esempio per dipendenti che necessitano di accesso a determinate applicazioni come parte di un progetto o incarico.
Francois Hubau, Product Manager SIRH del Dipartimento World Services IT di Kiabi, spiega le implicazioni.
“Gestiamo circa 200 applicazioni con circa 1.000 ruoli di accesso definiti, tutti da includere nel nuovo modello di gestione delle identità – osserva Hubau -. Gli utenti possono essere dipendenti diretti di Kiabi, ma anche titolari di franchising e partner esterni che lavorano in servizi centralizzati, come la logistica. Identity Manager è progettato per semplificare ambienti di identità complessi, ed è proprio ciò di cui avevamo bisogno. Collaborando con OPNS, siamo riusciti a tradurre processi manuali in workflow automatizzati, risparmiando tempo e riducendo gli errori umani.
Come parte di un progetto di change management, il team ha collaborato con il reparto HR in un programma di comunicazione interna per informare e formare gli utenti. Un gruppo di rappresentanti degli utenti ha trasmesso informazioni e organizzato sessioni dimostrative. Kionga, in qualità di Product Owner, ha interagito strettamente con i diversi gruppi di utenti raccogliendo feedback operativi.
“Sono le persone sul campo a fare la differenza nell’utilizzare questi nuovi processi – osserva Kionga– quindi vogliamo creare dialogo, visitarli nei negozi e vedere come utilizzano Identity Manager quotidianamente. Si tratta di snellire i processi aziendali e rendere la vita dei nostri dipendenti più semplice“.
Nel primo trimestre dall’introduzione dei nuovi processi di gestione delle identità, il team ha notato una significativa riduzione delle richieste di supporto IT.
Con i dipendenti in grado di gestire richieste semplici, come il reset delle password, abbiamo registrato una riduzione del 65% delle richieste di supporto a basso valore (per esempio, reset di PIN)”, afferma Kionga, aggiungendo: “Esternalizziamo la gestione delle chiamate di supporto, quindi vi è un beneficio economico diretto quando gli utenti sono in grado di gestire autonomamente le richieste più semplici..
Maggior sicurezza grazie ai workflow automatizzati
È anche evidente che diversi workflow gestiti da NetIQ Identity Manager di OpenText hanno migliorato le misure di sicurezza. Gli account ora vengono creati tramite un processo di provisioning a due fasi, con i manager che attivano l’account e il dipendente che lo conferma separatamente. I nuovi dipendenti seguono poi un workflow per inserire la propria password unica, senza l’utilizzo di password generiche.
“Grazie ai workflow flessibili di Identity Manager siamo riusciti a eliminare numerosi account ridondanti – commenta Hubau – e, poiché l’identità digitale è impostata per l’intera durata del dipendente in Kiabi, non creiamo più account multipli, il che contribuisce alla nostra sicurezza. Possiamo configurare account per lavoratori temporanei che restano attivi solo per sei mesi e poi vengono chiusi automaticamente. Nel modello precedente questi account rimanevano attivi, costituendo un rischio per la sicurezza”.
Kionga conclude: “Processi chiari, governance e comunicazione sono la chiave del successo in questo progetto. Senza questi elementi, falliremmo nei nostri obiettivi, anche con una soluzione eccellente come Identity Manager. Collaborando strettamente con i nostri partner aziendali e comprendendo le loro esigenze, abbiamo fornito ai nostri utenti responsabilità all’interno di un quadro di identità definito, che apporta benefici sia a loro sia alla nostra posizione complessiva in termini di sicurezza”