Unicoop Tirreno, una delle 7 cooperative di consumatori del sistema Coop e grande realtà della distribuzione organizzata con 94 supermercati, 3.600 dipendenti e 600mila soci in Toscana, Lazio e Umbria, ha trovato in Siav, e nelle sue soluzioni per l’ottimizzazione dei processi, il fornitore ideale per far fronte alla necessità di una completa operatività amministrativa di fatturazione, anche in modalità smart working.

“Non c’è neanche una fattura sulla mia scrivania – spiega Fabrizio Pitti, Responsabile Amministrativo di Unicoop Tirreno per spiegare l’operazione con un’istantanea -. L’obbligo di legge della fatturazione elettronica, partito nel gennaio 2019, ci ha spinto ad utilizzare la nuova modalità per gestire le approvazioni con Archiflow in logica full digital”.

“Non solo, nonostante il lockdown dei mesi passati e la lenta ripresa di questi giorni, l’attivazione del modulo Task on Demand di Siav, ci ha permesso di ottenere la piena operatività dei flussi approvativi interni anche lavorando da remoto.” ha aggiunto Alessia Savino, Direttore Amministrazione e Finanza Unicoop Tirreno.

La collaborazione tra Unicoop Tirreno e Siav, azienda specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e il miglioramento dei processi digitali, è attiva da molti anni e si basa sull’adozione da parte della cooperativa della piattaforma Archiflow per l’ottimizzazione di molteplici processi dell’Area Amministrativa inclusa la Fatturazione Elettronica, del Protocollo interno (area Affari Generali) e dell’Ufficio del Personale, dove è stata implementata la gestione digitale dei fascicoli dei dipendenti.

Archiflow per i flussi approvativi interni

Nel corso del 2019, Unicoop Tirreno ha, poi, avviato un nuovo progetto per ottimizzare i processi interni, anche dal punto di vista organizzativo.

Rivisitando tutti i meccanismi organizzativi dell’area amministrativa, la cooperativa ha deciso di utilizzare Archiflow non solo per la parte di automazione dei flussi di invio e ricezione delle fatture, ma anche per i flussi approvativi interni, adottando il modulo Task on Demand.

Il modulo consente lo svolgimento dei processi in modalità collaborativa e l’assegnazione di attività e scadenze, il più efficacemente possibile: è l’utente stesso, infatti, che definisce cosa è necessario fare, entro quale data, chi se ne deve occupare e quali saranno i passi successivi ai vari task.

Inoltre, grazie all’interfaccia semplice ed intuitiva, non sono necessarie competenze tecniche per definire le attività. La creazione di un workflow è, dunque, alla portata di chiunque, per offrire la massima flessibilità e il controllo necessario ad eseguire le operazioni richieste nei tempi previsti, anche non trovandosi fisicamente in azienda.

Task on Demand permette, infine, di condividere gli obiettivi con i propri collaboratori e colleghi attraverso l’assegnazione di attività e compiti a partire da e-mail, schede Archiflow o perfino da zero, per richiedere velocemente l’approvazione di fatture, segnalare scadenze e priorità, ma anche sollecitare o richiedere autorizzazioni, firme e prese visioni.

In un mondo che si fa ogni giorno più interconnesso e dinamico, è importante lavorare in maniera organizzata, condividendo gli obiettivi e concordando facilmente attività e scadenze per raggiungerli – ha dichiarato Leonardo Bernardi, General Manager di Siav -. Siamo, dunque, fieri di dare il nostro contributo e collaborare con grandi realtà come Unicoop Tirreno, al fine di creare in modo intuitivo dei workflow atti a condividere task, procedure e stili organizzativi, in totale autonomia, senza necessarie competenze informatiche specialistiche, anche da remoto.

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