ARPA Toscana: completamente digitale, con la Pec di Aruba

Il bilancio del processo di digitalizzazione di ARPA Toscana, che ha scelto la Pec di Aruba

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Il data center di Aruba

Aruba è stata scelta da ARPAT, Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, come partner nel proprio processo di digitalizzazione.

Oggi ARPAT è una PA senza carta, che dispone di un software proprietario, sviluppato internamente: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all’originale digitale (e quindi con la stessa validità giuridica).

Dal 2009 ARPAT utilizza la PEC di Aruba, unica per tutta l’Agenzia e integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale e dal 2010, ha iniziato a dotare di firma digitale il proprio organico e, su quasi 700 dipendenti, oltre 400 ne sono in possesso.

Dal 2014 i documenti in arrivo sono in maggioranza via PEC e nel 2017 questa percentuale è salita al 90% del totale. Considerando anche i documenti ricevuti via e-mail e fax, si arriva al 94%. Ugualmente incoraggianti i numeri sui documenti inviati: dal 2013 il 91% dei documenti viene inviato via PEC e considerando anche e-mail e fax il dato sale nel 2017 al 94%.

Nel 2017, quindi, solo il 6% dei flussi documentali di ARPAT è cartaceo: per lo più si tratta di documenti scambiati con i cittadini, per i quali non vige l’obbligo di trasmissione telematica come per le PA, i professionisti e le aziende.

I vantaggi della digitalizzazione

I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, risparmio e organizzazione; a partire da un completo controllo dei flussi documentali. La direzione, i settori che si occupano di rendicontazione, di controllo e monitoraggio attività hanno il controllo – attraverso l’accesso a un unico sistema – di tutti i flussi documentali, e quindi dei procedimenti.

Il sistema di ARPAT non gestisce solo il protocollo, che è una fase, ma tutto il fascicolo procedimentale. Siccome quest’ultimo contiene i dati del procedimento, di fatto ha il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale.

Per quanto riguarda i risparmi, per alcuni anni ARPAT ha fatto un bilancio di sostenibilità che li ha quantificati con precisione. Basti un esempio: prima venivano inviate tantissime raccomandate con ricevuta di ritorno e atti giudiziari; mentre usando la PEC si è passati ad un risparmio che arriva fino a 8-9 euro per ogni singolo atto.

Un regolamento interno per le notifiche

Per predisporre gli atti giudiziari via PEC, ARPAT si è dotata di un regolamento interno, che ha iniziato a mettere a punto quando ancora non c’era giurisprudenza in materia. Si è data un regolamento cautelativo, che tiene conto di sentenze, pareri e comportamenti di altre agenzie.

Oggi notifica sanzioni amministrative in cartaceo solo al trasgressore (che è sempre una persona fisica) e solo se non è un professionista o non ha eletto domicilio presso l’azienda o il difensore o un altro domiciliatario dotato di PEC.

Ma alle imprese invia tutto via PEC. Qualche difficoltà esiste ancora per le procure, ma con tutte le altre amministrazioni pubbliche, per esempio i Comuni o la Regione Toscana, normalmente le comunicazioni avvengono via PEC e si lavora esclusivamente in digitale.

“Forse la nostra situazione non è lo specchio del Paese – ha commentato Monica Caponeri, Responsabile gestione documentale e conservazione dell’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana – ma nemmeno un caso isolato. L’anno scorso su oltre 17.000 documenti ricevuti dai Comuni, poco più di 200 erano cartacei: ovvero l’1%. Quindi non siamo soli  La storia della digitalizzazione della gestione documentale in ARPAT è culminata con la PEC e l’incontro con Aruba ma inizia molto tempo fa. Sono infatti quasi 15 anni che lavoro in Agenzia su questo progetto per il quale mi sono battuta a lungo, perché nelle PA le competenze ci sono, ma i tempi del cambiamento sono sempre molto lunghi.”

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