Adecco, specializzata in consulenza e soluzioni HR per il mondo del lavoro, punta sul Digital Workplace e con i servizi Ricoh dematerializza e riduce i costi
The Adecco Group è una società specializzata nel mondo nei servizi dedicati alla gestione delle Risorse Umane. All’interno del Gruppo, Adecco è a sua volta specializzata nei servizi di somministrazione del lavoro, apprendistato in staff leasing e outsourcing. Con un team di 2.000 professionisti e con oltre 300 filiali sul territorio nazionale è partner di circa 10.000 aziende grandi, medie e piccole.
Per affrontare la digital transformation un paio di anni fa l’azienda si è rivolta a Ricoh per la digitalizzazione dei contratti di lavoro, dando vita ad un progetto che è continuato nel tempo ed ha portato risultati importanti.
«Il nostro business – spiega Umberto Corlianò, Business Partner Client di The Adecco Group – si fonda sui contratti stipulati con i lavoratori e con le aziende che si avvalgono dei nostri servizi. Parliamo di 30.000 contratti con le aziende clienti, mentre quelli con i lavoratori sono il doppio. La gestione cartacea di questi documenti richiedeva molto tempo e comportava costi elevati; circa due anni fa ci siamo dunque resi conto di come la digitalizzazione fosse un’opportunità da cogliere il più presto possibile. Si trattava, a questo punto, di trovare il partner giusto, in grado di supportarci nella trasformazione digitale”.
Nella scelta del partner tecnologico per la digital transformation del workplace l’azienda ha tenuto in considerazione differenti fattori.
«Nel processo di progressiva digitalizzazione dei contratti la partnership con Ricoh è stata molto attiva e si è evoluta man mano che affrontavamo i passi successivi – ha osservato il manager – . Inoltre, il supporto di Ricoh è stato importante per quanto riguarda non solo l’implementazione delle nuove tecnologie, ma anche ad esempio nell’ambito della consulenza legale e normativa».
Opex fortemente ridotto
Il primo obiettivo è stato quello di ridurre in modo significativo i contratti cartacei. Sono stati digitalizzati il 30% dei contratti con le aziende mentre per quanto riguarda i lavoratori si è passati da zero a oltre il 45% di firme digitali per le lettere di assunzione.
Con il supporto di Ricoh è stato sviluppato un portale web per caricare i documenti e consultarli/firmarli previa autenticazione con firma digitale, portale che viene mantenuto aggiornato sulla base delle indicazioni fornite in relazione, ad esempio, alle nuove normative o alle modifiche del layout di moduli e contratti dovute ad esempio al cambio del logo aziendale.
Consistenti i benefici economici ottenuti e previsti. L’azienda ha calcolato un risparmio che si attesta intorno ai 500.000 euro in due anni, un risparmio ottenuto grazie alle riduzioni di stampe, spedizioni e spese di stoccaggio.
«Vogliamo proseguire insieme a Ricoh nella dematerializzazione di tutti i documenti propedeutici alla firma dei contratti. Inoltre, stiamo digitalizzando gli archivi storici per ridurre i costi di stoccaggio e semplificare il reperimento dei documenti. Estenderemo la dematerializzazione alle altre Società del Gruppo (Selezione, Outsourcing,…). In sostanza, rafforzeremo in azienda e presso i nostri i clienti il concetto di Digital Workplace e tutti i relativi vantaggi», ha evidenziato Corlianò, che guarda già al futuro prossimo.