Nella fase due il lavoro agile diverrà una regola. Ma per farlo senza problemi si devono seguire delle linee guida. I suggerimenti di VMware
“Business as usual” è un’espressione a cui nelle ultime settimane ci si è necessariamente abituati. E, se nel resto d’Europa il lavoro da remoto sta diventando la norma in questi giorni, anche in Italia da settimane non è più una delle opzioni..
Poiché la pandemia COVID-19 si è diffusa in modo aggressivo in tutto il mondo, tutti stanno cercando di adattarsi e di adeguarsi a una situazione in continua evoluzione. Con le scuole e gli uffici chiusi non è poi facile continuare a lavorare, ma la cosa si è resa necessaria per far fronte alla situazione.
Se da una parte moltissime aziende si sono organizzate rapidamente per gestire questa nuova condizione di emergenza, adesso è il momento di guardare avanti e di strutturarsi per continuare a lavorare in una situazione che non ha tempi certi.
Per molte aziende, osserva VMware, il mese appena trascorso è stato caotico. Per continuare a soddisfare le richieste dei clienti e, al tempo stesso, garantire la sicurezza del personale, molti hanno optato immediatamente per il lavoro a distanza.
Ma se questo approccio è valido nell’immediato, con il passare delle settimane può rivelarsi insufficiente per quelle aziende che si trovano a dover ripensare al proprio modello operativo per andare avanti.
Non solo: le aziende e i loro team IT si sono trovati a prendere in poche ore o in pochi giorni decisioni che in altre circostanze avrebbero richiesto anche un anno di pianificazione.
Accesso sicuro a dati e applicazioni
Molte organizzazioni sono state in grado di fornire subito accesso ai propri dipendenti ad applicazioni e servizi in modo sicuro indipendentemente dal dispositivo, anche su computer non aziendali. Ma è un approccio che, osserva l’azienda, non può essere statico ma che deve essere in grado di evolvere con la situazione, e questo è ottenibile solo attraverso il software.
Le aziende in grado di adattarsi rapidamente sono quelle che continueranno ad operare in modo efficace. Dopo una prima fase in cui le persone vengono abilitate al lavoro da remoto, diventa infatti importante identificare il più rapidamente possibile le figure “chiave” all’interno dell’organizzazione e gli strumenti di cui hanno bisogno.
Stabilire le priorità
Abilitare le persone a lavorare da remoto in modo rapido e sicuro è una questione di priorità. All’indomani dell’emergenza, molte aziende hanno agito velocemente per garantire la continuità operativa, e questo è un comportamento lodevole. Ma con il passare delle settimane, occorre dare una struttura a questo approccio.
VMware riassume in cinque passaggi chiave ciò che le aziende possono fare per garantire l’operatività in modo sicuro dopo un primo momento di emergenza, quando la situazione evolve e il lavoro da remoto diventa la normalità per un lungo periodo di tempo.
- Va definita policy e “confini” in collaborazione con i team HR e IT per creare processi che proteggano il personale e le aziende. Pochi team IT avranno il tempo o le risorse per pensare a chi ha bisogno di accedere a quali applicazioni o cartelle. Una soluzione può essere che sia l’utente a farne richiesta. Il modello self-service può aiutare a determinare se ogni utente ha il livello di sicurezza appropriato per accedere agli strumenti e alle applicazioni di cui ha bisogno.
- Avere accesso da remoto è il punto di partenza: molti dipendenti stanno utilizzando il proprio computer portatile continuando a lavorare come fossero in ufficio utilizzando la connessione internet di casa. Questo richiede un livello di governance.
- Nell’emergenza, è possibile che siano stati scelti nuovi strumenti da utilizzare senza un’adeguata considerazione delle implicazioni, il che potrebbe comportare rischi per la sicurezza, sia nei primi giorni, sia nei mesi successivi. Se la sicurezza non è al centro, il resto diventa inutile. Le minacce alla sicurezza durante questo periodo continuano a essere elevate.
- La collaborazione e la capacità di comunicare sono fondamentali, sia dal punto di vista della continuità operativa che del mantenimento della cultura aziendale.
- La semplicità. Occorre avere un unico punto di accesso a tutte le risorse necessarie. Questo richiede uno sforzo minimo e conoscenze tecniche di base per accedere a ciò di cui le persone hanno bisogno per svolgere il loro lavoro, indipendentemente dal dispositivo o dal luogo in cui si trovano.
Una soluzione di digital workspace software-based, evidenzia VMware, può consentire ai dipendenti di essere produttivi fin dal primo giorno sui dispositivi di loro scelta.
Consente l’accesso immediato a un intero set di applicazioni aziendali con single sign-on senza soluzione di continuità a tutte le applicazioni in base alle funzioni del lavoro.
Nel frattempo, una la sicurezza intrinseca zero trust permette di prendere in considerazione la compliance e il rischio prima di concedere l’accesso alle applicazioni, proteggendo l’infrastruttura IT e i dati.
Pensare al futuro
È anche importante ricordare che le discussioni sullo smart working che riguardano in particolare la sede di lavoro si concentrano principalmente su chi lavora in ufficio, ma per molte aziende questo segmento è solo uno dei tanti della forza lavoro globale.
Oltre a utilizzare gli spazi di lavoro digitali per mantenere i lavoratori attivi, quando le aziende riapriranno sarà il momento di riflettere sulla possibilità di ridistribuire il personale fornendo strumenti digitali e l’accesso necessario per offrire un livello differenziato di servizio ed esperienza.
Le aziende, osserva VMware, hanno bisogno di gettare ora le basi per un ripensamento globale dell’organizzazione e l’emergenza attuale lo sta rendendo possibile.