Lo smart working ha ormai radicalmente trasformato il panorama lavorativo globale. In uso da anni, ma accelerato dalle necessità emergenziali sorte durante la pandemia di COVID-19, è un paradigma che ha influenzato profondamente le dinamiche professionali e ha portato a ridefinire il concetto di workplace. In un simile contesto, l’intelligenza artificiale sta assumendo il ruolo di catalizzatore, capace di potenziare le capacità collaborative e trasformare lo smart working da necessità in vantaggio competitivo per aziende e professionisti.
Lo smart working oggi
L’eliminazione degli ultimi obblighi normativi e la decisione di alcune grandi aziende di far tornare i propri dipendenti totalmente in presenza hanno fatto ritenere che fosse prossima la fine dello smart working. Invece, in Italia lo smart working è tutt’altro che in declino. Dati alla mano, questo è, infatti, quanto emerge dalla più recente indagine dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Nel 2024 il numero di persone che lavorano da remoto è rimasto pressoché stabile: 3,55 milioni rispetto ai 3,58 milioni del 2023 (-0,8%). Entrando più nel dettaglio, si nota che lo smart working è risultato in crescita nelle grandi imprese, dove coinvolge quasi 2 milioni di lavoratori (1,91 milioni, +1,6% sul 2023), valore prossimo al picco raggiunto durante la pandemia, con il 96% delle grandi organizzazioni che hanno consolidato alcune iniziative. È invece in diminuzione nelle PMI, dove il numero degli smart worker è passato dai 570mila del 2023 ai 520mila del 2024. Resta sostanzialmente stabile nelle microimprese (625mila nel 2024, 620mila nel 2023) e nella PA (500mila nel 2024, 515mila nel 2023).
Per il 2025, l’Osservatorio del Politecnico prevede una crescita del 5% di lavoratori che operano da remoto, evento che porterebbe toccare 3,75 milioni. A far evolvere le iniziative, in termini di persone coinvolte o di policy, saranno soprattutto le grandi imprese (35%) seguite dalle PA (23%) e dalle PMI (9%).
Al fatto che praticamente tutte le grandi imprese prevedono di mantenere lo smart working anche in futuro, si affianca che il 35% delle grandi imprese e il 43% delle PA prevede un incremento dei lavoratori coinvolti nell’anno in corso, mentre nelle PMI la direzione è opposta, con solo l’8% che ipotizza un aumento. In media, gli smart worker italiani possono lavorare da remoto 9 giorni al mese nelle grandi imprese, 7 nella Pubblica amministrazione e 6,6 nelle PMI.
Oggi, lo smart working è una pratica diffusa e apprezzata, a cui ben pochi rinuncerebbero: il 73% dei lavoratori che se ne avvalgono si opporrebbe se la propria azienda eliminasse questa forma di flessibilità. Addirittura, il 27% penserebbe seriamente di cambiare lavoro, mentre il 46% si impegnerebbe per far cambiare idea al datore di lavoro. Per cercare di compensare almeno in parte la mancata possibilità di lavorare da remoto, i dipendenti ritengono che l’azienda dovrebbe offrire una maggiore flessibilità oraria o aumentare lo stipendio di almeno il 20%.
Tra chi è tornato in totale presenza dopo aver lavorato da remoto, solo il 19% lo ha fatto per scelta personale, perché non ha più la necessità di lavorare da remoto o semplicemente preferisce socializzare con i colleghi. Il 23%, invece, ha una nuova mansione non svolgibile da remoto, mentre per la grande maggioranza (58%) è stata una decisione presa dall’azienda.
Da spazio domestico a hub di lavoro
L’abitazione di chi usa in modo strutturale lo smart working ha per forza di cose dovuto subire una significativa metamorfosi, trasformandosi da semplice spazio residenziale a centro nevralgico di attività professionali. Questa evoluzione ha determinato una riconsiderazione dell’ergonomia, con un’attenzione particolare alla configurazione di postazioni di lavoro ottimizzate per performance sostenibili nel lungo periodo. Gli ambienti domestici vengono oggi riprogettati secondo principi del design work-friendly, incorporando elementi che favoriscono la concentrazione, la produttività e il benessere psicofisico.
Il concetto di home office ha superato la mera dimensione fisica per abbracciare una concezione di ecosistema, dove hardware, software e connettività convergono per creare un ambiente di lavoro integrato. Le soluzioni tecnologiche avanzate (dai sistemi di videoconferenza ad alta definizione alle piattaforme cloud collaborative) hanno permesso di superare le barriere geografiche, rendendo la distanza fisica un fattore sempre meno rilevante nelle dinamiche lavorative contemporanee.
L’AI come facilitatore della collaborazione remota
In questo scenario di decentralizzazione lavorativa, l’intelligenza artificiale si sta affermando come un alleato strategico nella gestione delle attività collaborative a distanza. I sistemi basati su AI stanno modificando le modalità di interazione tra team distribuiti, introducendo funzionalità in grado di superare le limitazioni della comunicazione tradizionale.
Le piattaforme di collaborazione potenziate dall’AI offrono oggi capacità di analisi contestuale delle conversazioni, suggerimenti proattivi durante le riunioni virtuali e sistemi di trascrizione automatica, in grado anche di effettuare traduzioni così da abbattere le barriere linguistiche. Algoritmi di scheduling intelligente ottimizzano la pianificazione delle attività collegiali, tenendo conto di fusi orari, preferenze individuali e priorità progettuali, minimizzando le inefficienze organizzative tipiche dei team dislocati.
L’importanza del video intelligente
Durante la pandemia di COVID-19, la videoconferenza ha svolto un ruolo imprescindibile per garantire la continuità lavorativa. Tuttavia, non sempre i meeting virtuali risultano inclusivi ed efficaci. L’intelligenza artificiale sta trasformando questa esperienza, “democratizzando” le riunioni grazie alla riorganizzazione automatizzata dei layout dello schermo. Questo consente a tutti i partecipanti di essere visualizzati equamente, indipendentemente dalla loro posizione nella sala, favorendo una comunicazione più fluida e una maggiore integrazione nel team.
Altre innovazioni includono il miglioramento della qualità dell’immagine e dell’audio, con filtri avanzati per la riduzione del rumore di fondo e regolazioni automatiche dell’illuminazione. Questi miglioramenti abilitati dall’AI rendono la partecipazione alle riunioni più piacevole ed efficace, riducendo l’affaticamento visivo e migliorando la percezione della comunicazione non verbale.
Trascrizione e riepilogo automatico delle riunioni
Uno dei casi d’uso più concreti dell’AI nel lavoro da remoto è la trascrizione automatica delle riunioni. Le moderne soluzioni di riconoscimento vocale consentono di convertire il parlato in testo con elevata accuratezza, eliminando la necessità di prendere appunti manualmente. Ciò consente ai partecipanti di concentrarsi meglio sulle discussioni e di recuperare rapidamente i contenuti più rilevanti.
Oltre alla trascrizione dei dialoghi, l’AI permette di generare riepiloghi intelligenti. Attraverso parole chiave o frasi di ricerca, è possibile estrarre automaticamente le parti salienti di una conversazione, evitando la necessità di rivedere intere registrazioni. Questo è un notevole vantaggio per chi lavora da casa, che può ottimizzare il tempo e accedere in modo rapido alle informazioni più importanti.
Particolarmente significativo è l’apporto dei sistemi di knowledge management potenziati dall’AI, che facilitano la condivisione e l’accesso alle informazioni all’interno dell’organizzazione. Questi sistemi analizzano documenti, conversazioni e decisioni precedenti, costruendo repository di conoscenza contestualizzata che possono essere facilmente interrogati dagli utenti usando il linguaggio naturale attraverso interfacce intuitive.
Migliorare l’esperienza lavorativa domestica
Uno degli aspetti più critici del lavoro da remoto è l’adeguatezza dell’ambiente domestico rispetto alle esigenze lavorative. Molti dipendenti si trovano a operare in spazi condivisi, con attrezzature non ottimali e numerose distrazioni. L’AI sta giocando un ruolo chiave nel migliorare l’esperienza dell’home office attraverso diverse funzionalità.
Oltre ai citati filtri per la soppressione del rumore, le piattaforme di collaborazione moderne integrano altri strumenti basati sull’AI come la sfocatura dello sfondo e la regolazione automatica dell’illuminazione, che migliorano l’aspetto visivo delle videoconferenze. Un’ulteriore innovazione è l’inquadratura intelligente, che mantiene il volto del partecipante sempre centrato nella webcam, anche se si muove o cambia posizione durante una riunione.
Gli strumenti di editing collaborativo evoluti implementano sistemi che propongono modifiche contestuali ai documenti condivisi, accelerando i processi di revisione e migliorando la qualità complessiva degli output. Simultaneamente, tecnologie di sentiment analysis monitorano il tono delle comunicazioni all’interno dei team virtuali, identificando potenziali tensioni o incomprensioni prima che queste degenerino in conflitti.
Un aspetto essenziale: il work-life balance
L’AI sta anche ridefinendo il work-life balance, offrendo strumenti per monitorare e ottimizzare il tempo di lavoro, migliorare la gestione dello stress e garantire una migliore separazione tra sfera professionale e vita personale. Piattaforme basate sull’intelligenza artificiale sono in grado di analizzare il carico di lavoro, suggerendo pause strategiche o fornendo insight personalizzati per massimizzare la produttività senza compromettere il benessere del lavoratore. Soluzioni di AI avanzata sono integrate in piattaforme di gestione delle attività e dei calendari, permettendo di organizzare meeting in modo più efficiente e bilanciare meglio il tempo dedicato alle diverse attività. Inoltre, le nuove frontiere dell’intelligenza artificiale stanno permettendo di sviluppare sistemi in grado di adattare l’ambiente di lavoro domestico, regolando illuminazione e temperatura in base ai livelli di produttività e affaticamento rilevati dai dispositivi wearable.
Alla gestione del team pensa l’AI
Le soluzioni di intelligenza artificiale stanno ridefinendo il modo in cui lavoriamo e collaboriamo, introducendo modelli di interazione più intelligenti e flessibili. Gli strumenti di analisi predittiva consentono di anticipare le esigenze dei team, facilitando l’allocazione delle risorse e la pianificazione delle attività.
Assistenti virtuali possono fungere da “co-pilot” nelle attività quotidiane, analizzando grandi volumi di dati, automatizzando processi ripetitivi e suggerendo soluzioni a problematiche complesse.
Le piattaforme di project management integrate con funzionalità di AI predictive anticipano potenziali colli di bottiglia nei flussi di lavoro, suggerendo riassegnazioni di task o aggiustamenti temporali prima che le criticità si manifestino concretamente per migliorare l’efficacia operativa e la qualità delle interazioni tra colleghi.
Da sottolineare poi che le applicazioni di AI stanno migliorando la sicurezza informatica, un aspetto cruciale per chi lavora in smart working. Con i loro device connessi, i dipendenti remoti estendono la superficie di attacco così le aziende si trovano ad affrontare nuove sfide legate alla protezione dei dati sensibili e alla gestione delle infrastrutture digitali. I sistemi di cybersecurity basati su AI utilizzano algoritmi di rilevamento delle anomalie per identificare potenziali minacce in tempo reale, bloccando tentativi di intrusione prima che possano compromettere l’integrità dei sistemi aziendali. Inoltre, l’adozione di modelli predittivi consente di anticipare attacchi informatici analizzando schemi ricorrenti e segnalando comportamenti sospetti all’interno della rete aziendale, rafforzando così le difese digitali.
La formazione è sempre fondamentale
L’AI ha anche trasformato il modo in cui i lavoratori accedono alla formazione e sviluppano nuove competenze. Le piattaforme di e-learning basate su AI offrono percorsi di apprendimento personalizzati, adattando i contenuti in base al livello di conoscenza dell’utente e suggerendo corsi specifici per colmare eventuali lacune. Programmi di “AI literacy” sono invece volti a semplificare la comprensione dei sistemi intelligenti e abilitare un utilizzo consapevole delle tecnologie collaborative. Le organizzazioni stanno anche implementando framework di “ethical AI governance” che definiscono principi chiari per l’utilizzo dell’intelligenza artificiale negli ambienti di lavoro distribuiti, garantendo la trasparenza degli algoritmi e il rispetto dell’autonomia individuale.
I sistemi di tutoring virtuale utilizzano chatbot avanzati per rispondere alle domande degli utenti e fornire spiegazioni dettagliate, rendendo la formazione continua un processo più interattivo e accessibile. Inoltre, grazie all’analisi dei dati di apprendimento, le aziende possono monitorare i progressi dei dipendenti e identificare le aree in cui è necessario un ulteriore supporto formativo.
Prospettive future: oltre lo smart working tradizionale
L’evoluzione dello smart working potenziato dall’AI sta già delineando scenari futuri caratterizzati da livelli di integrazione sempre più sofisticati. Le tecnologie immersive come realtà aumentata e virtuale, combinate con sistemi di ambient computing, promettono di superare le attuali limitazioni delle interazioni remote, creando spazi di collaborazione ibridi dove la distinzione tra presenza fisica e digitale diventa sempre più sfumata.
Questa evoluzione richiede un approccio interdisciplinare che integri competenze tecnologiche, design thinking e scienze comportamentali, per progettare ecosistemi di smart working che massimizzino la produttività preservando il benessere psicofisico e l’autonomia decisionale dei professionisti. Competenze che spesso non sono presenti in azienda e che solo partner competenti con un’adeguata conoscenza delle soluzioni disponibili possono fornire.
Gli ambiti di intervento possono essere svariati e lo smart working potenziato dall’intelligenza artificiale può fornire molteplici occasioni per sviluppare un partnership con i clienti destinata a durare nel tempo, rafforzando la fiducia reciproca e generando nuove opportunità di crescita condivisa.
Non un’opzione, ma una modalità di lavoro regolata dal CNL
A contrario di quanto forse alcuni possono pensare, lo smart working non è una concessione dell’azienda ai propri dipendenti. Secondo quanto stabilito dalla Legge n.81/2017, “il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività. Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali”. Da sottolineare che la legge pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come, per esempio, pc portatili, tablet e smartphone).