Il mercato delle piattaforme di software collaboration, in ridefinizione sempre più verso modelli di hybrid work fruiti in modalità cloud, è previsto essere un comparto molto dinamico nei prossimi anni. Alcuni studi recenti, sintetizzando dati rilevati dopo l’esperienza Covid che ha dimostrato su larga scala la fattibilità dello smart working come modello di eguale o superiore produttività della presenza in office, indicano che in media circa il 12% delle persone lavora oggi completamente da remoto, mentre il 28% utilizza il modello ibrido. Quest’ultimo, come detto nell’articolo precedente, rappresenta ormai il riferimento di una nuova organizzazione aziendale per diversi motivi tra cui la flessibilità operativa, la salvaguardia, soprattutto per le nuove generazioni, di un bilanciamento tra vita privata e professionale, la possibilità, per le aziende, di una risposta più rapida alle variazioni del business nonché la ricerca, la valorizzazione e il mantenimento di nuove competenze. Circa il 40% dell’attuale forza lavoro oggi, nei principali segmenti merceologici, utilizza quindi modalità di lavoro diverso da quello tradizionale applicato fino a pochi anni fa.
Se si focalizza lo specifico ambito delle suite di collaboration scorporandolo dalle dinamiche più ampie legate ai mercati cloud e communication, la società di ricerche The Business Research Company ha registrato un valore di 70,46 miliardi di dollari nel 2025 prevedendo una crescita media dell’11% l’anno fino a raggiungere una dimensione totale di 118,42 miliardi di dollari di valore di mercato nel 2030.
Si tratta di piattaforme software che, innervate sempre più di tecnologie di agentic AI, intervengono fornendo indicazioni e funzionalità ottimizzate che derivano da un continuo autoapprendimento dei processi aziendali, dei modelli di lavoro usati, delle abitudini quotidiane di collaborazione tra le persone, delle richieste ricorsive e particolari provenienti dai diversi profili di utenti che compongono i team sia in house sia da remoto. Favoriscono inoltre una maggiore fluidità nel reperimento e nella messa a fattor comune delle informazioni, migliorando la collaborazione tra i team indipendentemente da dove questi risiedano e dalla modalità di fruizione, in office o ibrida. Non da ultimo, queste piattaforme integrano funzioni orientate a favorire, oltreché il lavoro di specifici task, anche una modalità sempre più intuitiva e semplificata finalizzata a migliorare le modalità e quindi anche, in teoria, l’atmosfera aziendale di collaboration tra i gruppi. Molto importante, come si intuisce, è la fase di mappatura di queste funzionalità evolute con i preesistenti processi aziendali, di modo che queste piattaforme si “disegnino” integrandosi il più possibile in questi flussi e modelli integrativi e non restino strumenti privilegiati di singoli silos aziendali che ottimizzano micro processi orientati a specifiche esigenze. Il compito strategico di queste tecnologie, infatti, è quello di rendere fluido, collaborativo e trasversale all’azienda il processo di condivisione e fruizione delle informazioni, prerogativa indispensabile per reggere variabilità dei mercati e processi di innovazione continui. è interessante capire come le funzionalità di queste piattaforme si orientino proprio su due assi:
quello quantitativo, finalizzato all’aumento di produttività del singolo componente così come dell’intero team, attraverso funzioni che in modo autonomous vengono sempre più delegate a sistemi (analisi dati, calendaring, project management, e così via) di collaboration intelligenti e AI based.
quello più qualitativo, sia per singolo utente (analisi dati, pianificazione lavoro, collaboration con altri componenti del team e tra team differenti) sia per i team che attraverso queste funzioni coordinano al meglio modalità di integrazione e ottimizzazione processi, mappatura dell’avanzamento progetti con allineamento costanti agli obiettivi aziendali e Roi definiti, e così via.
Esistono alcuni criteri fondamentali da considerare nel disegno e nell’utilizzo di queste piattaforme. Tra questi senz’altro:
la consapevolezza che il passaggio a queste tecnologie necessita un ripensamento continuo delle regole organizzative classiche. In un ambiente di collaboration ibrido, serve infatti avere coscienza condivisa, tra i membri dei diversi team, della governance legata alle modalità operative, dei tempi di avanzamento e consegna progetti, degli obiettivi comuni strategici e dei kpi condivisi;
la tecnologia è ovviamente il backbone di riferimento, ma servirà coordinare le competenze per portare in modo generalizzato l’utilizzo digitale a ogni livello dell’organizzazione, evitando di creare aree di alta specializzazione con “utenti evoluti” vs “utenti boomer”;
Anche l’azienda si trasforma in rapporto alla definizione di un ambiente ibrido, con gli spazi aziendali che fisicamente subiscono una trasformazione orientata a favorire flessibilità per meeting periodici, ambienti team oriented con ogni tipo di connessione e tecnologia garantita. Compito dell’azienda è anche un costante allineamento nella trasmissione di modelli, valori, priorità e informazioni utili alle persone che lavorano nei team da remoto, non privilegiando una comunicazione in-office;
la gestione dei team distribuiti e operanti in modalità ibrida richiede lo sviluppo di nuovi skill da parte dei team leader: tra questi senz’altro evitare alle persone la sensazione di “isolamento operativo” rispetto alle dinamiche e alla cultura aziendali, garantendo un ingaggio continuo attraverso la condivisione dei feed back e dei risultati. Servirà riuscire nella messa a punto e aggiornamento continuo di kpi (attraverso frequenti feed back di ottimizzazione del modello ibrido) che evitino il nascere di incomprensioni legate al livello della produttività da remoto delle persone e dei team, una situazione che potrebbe creare un pericoloso senso di sfiducia diffuso, intaccando il livello di flessibilità insito in questo modello di lavoro.
L’elenco e l’analisi dei prodotti specifici (Microsoft Teams, Slack Cisco Webex, ma anche decine di altri, Asana, Trello, Zoom) sarebbe molto ampio e più adatto a una “guida all’acquisto”. Può essere però utile ricordare che queste tecnologie si differenziano per specializzazioni all’interno delle nuove esigenze di collaboration e governance di aziende sempre più distribuite e con lavori ibridi: dalla gestione di specifiche attività e dei meeting, dallo scheduling al videoconferencing, alla gestione dell’integrazione tra team, all’automazione e gestione evoluta di micro processi di collaboration, all’integrazione con i meta processi aziendali e altro.
Si tratta in genere di piattaforme sulle quali gravitano anche numerosi produttori di software terze parti che integrano nativamente differenti prodotti sviluppati per specifiche e nuove funzionalità necessarie ai gruppi di lavoro aziendali distribuiti e ibridi. Sono tutte tecnologie oggi pervase da una diffusa “intelligence” ricavata da funzioni di Intelligenza artificiale che si evolvono di continuo.